我校实行“新生档案归档移交由年级辅导员负责制”，档案馆以“公对公”的形式，负责对年级辅导员进行业务指导并办理档案归档手续，不接收学生个人送交的档案。研究生新生档案接收于9月中旬进行，本科生新生档案于10月上旬接收。
一、归档工作流程
即日起到档案馆108室领取新档案袋 → 在学院填写档案袋脊背上的各段信息（学院名称可盖签章） →抽出党团材料存放学院→ 如实填写XX级研究生（或本科生）新生档案“卷内目录”，与新老档案材料一并装入新档案袋中，研究生需要密封入学前档案 →档案袋按学号“从小到大”排序 → 编制档案“案卷移交目录”（与移交的档案相对应，学号从小到大） → 打印移交目录封面、领导反馈意见、案卷移交目录（一式二份，外放，加盖学院公章、学院副书记签字） → 到档案馆108室人事档案部办理交接手续。
二、不归档和归档材料
序号 |
不归档材料名称 |
备注 |
1 |
团证、各类获奖证书原件及复印件 |
属非档案材料，交由学生本人保管 |
2 |
入团志愿书及申请书 |
此次不归档，暂存学院团委或辅导员处保管备用，毕业时与其他材料一并合档 |
3 |
积极分子、预备党员、正式党员党籍材料 |
此次不归档，暂存学院党支部或辅导员处保管备用，毕业时与其他材料一并合档 |
|
归档材料名称 |
备注 |
|
（一）研究生 |
1 |
研究生录取登记表 |
到研究生院领取 |
2 |
政审表、定向协议 |
有则放入 |
3 |
研究生入学前的个人档案 |
抽出团籍、党籍材料后，将原个人档案袋用学院自制封条封口，并加盖学院公章，装入新生档案袋中。（新生档案袋不封口） |
4 |
说明： A.本校升学的研究生新生档案，由年级辅导员在办理新生档案交接手续时，现场调出此类新生档案装档。需要提前准备好该生的本科学号、档案袋、打印填写好“研究生新生卷内目录”，新生档案“移交目录”制表时须包括此类学生，可在备注栏里写明是本校升学，有无党团材料可现场填写。 B. 本次归档，不包括免费师范生在职攻读教育硕士、MPA/MBA、教育博士。此类学生在校期间形成的全部档案，由年级辅导员在学院自行管理，毕业时由学生交本人所在工作单位人事部门。 |
|
（二）本科生 |
1 |
高中毕业生登记表、高中学籍卡 |
2 |
高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表 |
3 |
免费师范生协议 |
4 |
说明：各省份形成的材料会有所不同，其中高考报名登记表和高中毕业生登记表是核心材料。如部分省份是电子档案没有纸质档案，需要在招办打印后盖章存入个人档案中。如核心材料缺失，应通知学生卷内目录里签字并尽量补档。 免师协议需要确认盖好章后再存入个人档案。 |
三、档案装具（纸质档案袋）
认真填写所领档案袋脊背上的各段信息，须字迹工整、美观清晰、书写准确。新写的档案袋不封口、不折叠，保持装档后完好无损。
四、袋装“卷内目录”
各学院自行用A4纸打印《——级研究生（或本科生）档案卷内目录》，模板见附件。如该项材料有则写“1”，无则写“0”，在“备注”栏中标明已抽出的团籍和党籍材料的详细名称，每名新生档案袋内装1张卷内目录。
五、交接手续及时间
1. 携带材料：
（1）纸质移交目录。由“xx级研究生（或本科生）新生档案移交目录封面”、“领导反馈意见”、“案卷移交目录”（学号从小到大排序，A4纸，一式二份，公章、签字手续完备）三份材料组成。移交目录里的学生数等于移交的档案袋数。入学前档案未转入的需要在备注栏里写清楚，档案袋里只装入研究生录取登记表和一张卷内目录。此外，电子版“案卷移交目录”在现场移交后发送至邮箱 lims752@nenu.edu.cn。
（2）新生档案袋。按学号从小到大排序，与案卷移交目录顺序一致。
2. 交接时间：研究生于9月13日—9月27日间完成移交归档，本科生于10月9日—10月22日间完成移交归档。各学院移交时间详见附表1。
3. 交接验收说明：移交验收分二步进行。第一步：按“案卷移交目录”表中的新生姓名，交接双方当面一一核对清点作标识；第二步：交接双方当面按“卷内目录”逐卷一件件核对清点。第一、二步核对时发现的问题，由年级辅导员负责处理。
六、其它提示
1. 研究生（或本科生）移交目录封面、领导反馈意见、新生档案案卷移交目录、卷内目录（存入每个档案袋内）模板、各单位安排时间见附件。
2. 办公地点：校本部综合行政楼一楼西侧108室人事档案部；
3. 领取档案袋时间：周一至周五，上午8:30-11:00，下午1:30-4:00 ；
4. 联系电话：85099149；联系人：李老师、孟老师。
