各学院（部、所、中心）相关辅导员及全体毕业生：

2024届毕业生档案转递工作即将启动，为保证2024届毕业生档案投递快速、准确无误，避免档案投递延期和丢失情况发生，切实服务好学生就业工作，现就填报“应届生档案转递”系统、档案材料确认系统及相关事宜通知如下。

一、个人发档信息填报

“应届生档案转递”及“应届生档案确认”系统已上线运行。确定毕业的应届生，请从即日起至2024年6月18日期间登录学校主页——服务大厅——“应届生档案转递”进行填报（见附件1），并于2024年6月25日之前在服务大厅完成“应届生档案确认”系统的学籍归档材料确认（见附件2）。相关辅导员登录位置同上，并请辅导员于2024年6月25日之前完成发档信息的审核与档案信息确认单的上传。

二、合档安排

时间与地点：合档工作拟定于2024年6月18日至28日进行，具体时间将根据各合档单位工作进度和材料签章齐全情况确定。今年合档、发档将采取“合档发档申请制”，各学院准备好档案材料和移交手续后，向档案馆申请预约合档时间，合档结束后，邮局工作人员现场发档。具体时间和地点届时将在毕业生档案工作微信群告知，敬请留意与关注。

工作方式：合档工作由学院与档案馆共同完成。档案馆负责全程业务指导，各学院辅导员带队现场集中完成毕业生学籍档案材料的合档工作。档案馆不接收学生个人送交的合档材料。如收档单位有特殊要求，比如档案袋上粘贴个人信息，应在合档当天完成。邮局工作人员现场发档。

毕业生合档移交目录和缓发档案信息登记表，请各学院在合档当天将纸质版送交档案馆负责同志，同时将电子版发送至邮箱：lims752@nenu.edu.cn。

三、发档时间

各学院合档当天将档案交付邮政快递发档，1-2个工作日后将发档信息更新在服务大厅里。如有变化，将另行在档案馆主页、东北师范大学档案馆微信公众号和辅导员微信群告知。

四、工作要求

1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据，各学院要加强宣传，保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求，切实维护毕业生的合法利益。

2.确保毕业生档案的齐全、完整。各学院要指定专人负责对每名毕业生的档案材料认真整理，做好登记，并保留记录备查。

3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见，各学院必须指定专门工作人员负责，其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、密封、交接之后的补充或调整必须由学院指定专人负责。档案馆工作人员不接触档案材料，不承担档案内容方面的责任。

4.因时间紧任务重，为按时完成任务，各学院在装档前务必将毕业生档案材料以个人为单位整理好，并按照学号从小到大排列好。

5.各学院与档案馆、邮局交接毕业生档案时要认真清点，签字确认。

6.严禁个人携带、保管本人或他人档案。

五、工作责任

1.毕业生对发档信息的责任。毕业生提前与用人单位和人才服务等机构核实好接收档案的相关准确信息，在6月18日前认真详细填报系统中的各项空缺信息，以确保毕业生档案安全、准确、及时投递。若因学生个人填报发档信息不准确，而造成转递过程中丢失或退档情况的，责任由学生自负。　　

2.档案转递信息将由辅导员、档案馆、就业部门共同审核。为保证毕业生个人档案投递快速、准确无误，避免档案邮寄延期和丢失情况发生，实行“辅导员通知毕业生→毕业生登录服务大厅‘应届生档案转递’系统,详细填写档案转递信息→毕业生辅导员在档案转递系统中‘随时或集中’审核→提交档案馆→就业部门审核”的填报审核流程。档案馆将以此信息为依据，集中寄发今年毕业生档案。若因档案材料不齐或者就业部门审核未通过导致不能发档，档案馆不做单独通知，是否发档以系统更新为准。

3.各培养单位责任：应及时准备好毕业生的档案材料和转递信息名单，准备好移交手续，在规定时间内向档案馆移交并现场合档、发档。如未按时、保质移交档案，将导致档案寄出滞后。

六、特别说明

本次档案转递系统填报、合档、发档，均不包括在职攻读学位的教育硕士、MPA、MBA毕业生，这类学生仍由各学院自行封口盖公章后转递给毕业生所在单位。毕业生档案转递工作是毕业生就业工作的重要环节，请各单位给予高度重视。工作过程中如遇问题，请及时与档案馆联系。

联 系 人：李老师、孟老师

联系电话：85099149

档案馆

2024年5月6日