一、征集范围
凡反映我校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌，对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品均属实物档案。主要指在学校各个时期和各项活动中形成的，或者学校对外交流活动中形成的有保存价值的实物个件，包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、报到证、学生证、毕业证、校徽、系徽、法人名章、公章、名人字画，以及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值和宣传教育意义的教学科研设备等。详见《东北师范大学实物档案归档范围和保管期限表》。
二、立卷分工与归档要求
1. 分工。实物档案实行获得部门立卷和档案馆立卷相结合的立卷归档制度。各立卷部门兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人，归档实物必须挂载对应的数字化文档（拍摄件或扫描件），所有的电子文件必须保证系统的可识别与可利用；凡由档案馆向社会各界人士征集的实物个件，由档案馆负责立卷归档。
2. 划密。专兼职档案员在进行著录和挂载实物全貌信息的同时，对于涉及实物管理不易公开的信息，须对其开放情况进行鉴定，并划定密级。
3. 著录。实物档案按照一物件一卷的原则，借助“档案管理系统”对实物信息进行网上立卷，并依据责任者、事由、实物类型三要素拟写每一实物标题。实物与电子实物归档时必须做到：实物信息与电子实物信息一致。
4. 归档时间。各部门在获得实物后的二周内立卷归档；档案馆征集的实物在征集进馆后的一周内立卷归档。归档前必须完成网上预立卷，提请档案指导人员审核电子数据、批量修改案卷号后，方可打印目录，约定时间，归档移交。
5. 问责制度。因归档部门无故拖延或因人员配备不力逾期归档所造成档案利用不便等责任由该部门负责，并在年底校内网公布归档工作考核情况。
6. 移交材料。档案实体、移交目录封面及领导反馈意见（档案馆主页下载）、案卷目录（竖版案卷目录）一式二份。
三、管理办法
实物档案按保存利用价值分为学校档案馆管理和单位自行管理二级管理模式。
（一）档案馆管理的实物：
1. 名人字画：上级领导、社会各界名流为学校所写题词、赠送的字画；
2. 学校及各院系部门不同时期的印章、学校法人名章；
3. 学校不同时期的工作证、学生证、毕业证、学位证、录取通知书、借书证、医疗证、饭票等；
4. 校徽、系徽、纪念章等；
5. 各项活动中获得的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、证书等（省部级以上由档案馆管理）；
6. 赠送学校的特定物品、纪念品、礼品；学校通过征集获得的各类物品；其它有保存价值的实物；
7. 有收藏纪念意义的教学、科研、管理仪器设备等办公用品。
（二）各单位自行管理的实物：
单位荣获的省级以下的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、证书等实物个件。
