东北师范大学学生人事档案服务须知

2018年11月23日

一、学生人事档案服务范围

1、凡本校各单位及学生个人查阅学生档案,利用者必须是主管学生工作人员或学生本人,须持单位介绍信和本人有效证件到学生档案室办理。

2、学生档案原则上不外借。特殊情况需外借学生档案中的某份材料者,只接受公对公业务,一律由学生所在学院年级辅导员或组织员公对公办理。借档时,须携带本人工作证或一卡通,并提供所在学院出具的“在校生档案查借阅审批表”(档案馆主页下载专区地址http://dag.nenu.edu.cn/dag/xiazaizhuanqu/,由主管学生工作的院领导签字,并加盖公章。

3、学生本人可查阅复印成绩单、免费师范生协议、定向协议,须提供本人一卡通或身份证。其他档案信息利用,由学生所在学院年级辅导员或组织员公对公查阅。查阅时,须携带本人一卡通或身份证。

4、校外人员(用人单位或特殊事情)需查阅学生档案,须持单位介绍信和查阅人的工作证或身份证,查档人只能根据查卷用途查阅有关部分。任何个人不得查阅和借用个人及其直系亲属的档案。

5、查阅和借用学生档案须先登记;在利用时,须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料,不得弄脏弄湿,严禁吸烟。

6、对馆藏在校生学生人事档案,可出具档案在馆证明;往届遗留毕业生人事档案,可出具档案暂时保管证明。

7、档案馆即将推出远程快捷档案服务,用户可登录档案馆主页,进入东师档案集成服务平台或下载安装东师档案APP。学生档案查阅可网上预约,现场取件;档案转递可在线办理,足不出户。

二、超服务范围项目

(一)毕业生

1、已调离我校档案馆的学生人事档案,档案馆不再接收,除非邮寄过程中对方拒收退回。

2、除特殊情况(如拟落户北京、上海、广州、深圳的应届毕业生)外,根据上级文件要求【人社部发〔2014〕90号】和档案馆库房饱和的实际困难,本馆不再保管未就业的应届毕业生人事档案;已遗留在馆的往届毕业生人事档案,档案馆将逐步转档派发。

3、用人单位对应届、往届毕业生进行政审,档案馆因不具备党组织和人才服务中心职能,不能代为办理。用户可委托学院学生工作负责人或辅导员到馆审核档案后办理政审,档案馆协办;应届、往届毕业生考硕、考博政审,以及出具是否同意报考意见并加盖公章,建议到所在学院党委办理。

4、本馆提供电话咨询服务,但须提交相关手续并进行验证的业务不能通过电话办理;如无法到馆或委托他人办理,可通过远程服务办理,具体参照学生人事档案服务范围第七条。

(二)新生

每年新生入学后,档案馆不直接接收考生学校所邮寄的或学生自带的新生入学前人事档案,仅以“公对公”方式统一接收各学院和研究生院移交的新生档案。

(三)在校生

在校期间,档案馆不接收学生个人送交的任何散件材料,在学生毕业时统一由年级辅导员装档移交。