东北师范大学教职工人事档案利用须知

2018年11月19日修订


为进一步加强学校干部人事档案管理,有效保护和利用档案,更好地为国家、学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》(1996年7月修订)、《中华人民共和国档案法实施办法》(1999年6月国家档案局第5号令)、《干部档案工作条例》(组通字1991第13号)、《高等学校信息公开办法》(中华人民共和国教育部令第29号)等有关规定,结合学校实际,特制定本须知。

一、教职工人事档案不外借任何单位不得查阅非本单位或非本部门教职工人事档案。特殊需要者,须经人事处或党委组织部或档案馆领导审批后方可查询。

二、查阅教职工人事档案理由

因撰写个人传记、生平、学术研究、外单位档案取证、干部考察、政审等,需查阅教职工人事档案或从人事档案中获取相关材料的部门,须经档案馆批准后方可查询。

三、查阅审批手续及规定

1.凡需利用有关教职工人事档案撰写个人传记、生平等的部门,须持开具此项工作的相关文件或批复,并填写《教职工档案查审批表》,经人事处或组织部或档案馆领导审批后,方可查阅。校内各单位其它利用需求的,均须提交《教职工档案查阅审批表》后方可查阅。

2.各单位、各部门查阅档案人员要求

(1)须为中共正式党员;

(2)人数不少于2人;

3.任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。

四、查阅利用内容及范围

1.履历类材料:可少量摘抄。

2.自传类材料:可摘抄。

3.考核、鉴定类材料:大部分不提供利用,少部分可摘抄,须经档案馆审批后方可利用。

4.学历、职称类材料:可摘抄。

5.政审、证明类材料:不提供利用。

6.党团材料:根据利用需要,经由组织部或档案馆审批,可部分摘抄。

7.奖励材料:可摘抄。

8.处分材料:不提供利用。

9.工资、任免材料:可少量摘抄。

10.其他类材料:须经档案馆审批后方可利用。

五、材料复制

1.查阅后若需要复印个别材料,须填写《复制档案材料明细表》。

2.利用工作结束后,报送销毁档案材料清单。对上报或其他原因未销毁的档案材料,注明理由,报人事档案部备案。

六、档案保管与保护

1.利用者须确保人事档案安全,严格防火、防水、防撕裂;不得抽撤档案材料;不涂改、勾划;不转借;不给无关人员翻阅;不擅自复制或摘抄档案内容,复制或摘抄档案内容须经档案馆同意。

3.严禁查阅人向无关人员谈论有关查阅档案的内容。

4.查阅人事档案必须严格遵守保密制度,应做到绝对保密,遵守相关保密制度,杜绝一切外传、失密、泄密行为。

5.严禁将查阅的人事档案带出人事档案部。

7.人事档案材料查阅全程严禁拍照、摄像。

8.学校人事档案库房作为机要重地,除人事档案管理员外,其他人员不得进入。

七、复制材料的保管与保护

1.复制的档案材料要妥善保管,不得转借、转让;不准交干部本人和无关人员翻阅;

2.查阅人事档案应做到绝对保密,不得外传或泄密档案内容,复制内容应认真保管,用后自行销毁。

八、本须知也适用专项工作的档案查阅。

九、本规定自公布之日起实行,由档案馆负责解释。