声像档案立卷规范-东北师范大学档案馆
立卷归档
声像档案立卷规范
一、声像档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪、摄像录音和照相机等设备,为全文全像数字化处理作好技术保障。
2.凡反映我校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的照片、录音、录像带、光盘、幻灯片等专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
3.声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。
4.声像档案由学校档案馆集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。对于声像档案形成数量大、利用率高的部门,经批准可设分室管理。 
5.声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。 
6.要努力实现声像档案的数字化管理,大力开发声像档案信息资源,为本校的建设、发展、宣传与教育服务。 
7.  声像档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。 

二、声像档案归档范围的确定 
1. 确定的原则 
1) 凡归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 
2) 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。 
3) 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。 
2.归档的主要内容与重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理文件、制作项目文件和声像载体材料三个方面,具体范围参见《东北师范大学声像档案归档范围和保管期限表》。
2) 归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。 
3. 不归档的文件材料 
1) 不能反映本校工作、活动的声像材料。
2) 音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。
3) 重份声像材料。
 
三、声像载体材料部门立卷和归档流程 
1. 形成积累 
1) 声像档案实行照像、录制部门立卷归档制度。新闻中心、媒体资源建设等宣传部门和其他声像材料形成部门,均为立卷部门。兼职档案员是本部门归档工作的直接责任人。其中,本部门形成的纸质材料和照片,必须挂载对应的电子档案;有归档价值的上级文件,必须挂载对应的数字化文档(扫描件)。所有的电子文件必须保证系统的可识别和可利用性。
2)兼职档案员在进行著录和挂载全文信息的同时,对于涉及声像材料中不易公开的信息,须划定密级。
2. 整理组卷 
1) 立卷原则 
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件声像载体材料,要附以文字说明;对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法;对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持声像载体档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。 
2) 立卷分类 
 按介质,分为纸质文件材料和声像载体材料。 
« 纸质文件材料,指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。 
« 声像载体材料,按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。 
3) 立卷分工 
   综合管理材料,由宣传部立卷归档。 
 制作项目文件材料和声像制品,由制作项目单位归档。 
Ž 两个以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档。 
 外单位制作的反映本校活动的声像载体材料,由档案部门负责征集或委托征集。 4) 归档材料的整理 
Œ 检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清楚,对有局部划伤、断裂者,应及时修补、粘结,生霉、发潮的,要及时冲淡、风干。 
 根据声像载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。 
Ž 照片及底片要有文字说明,包括内容、时间、地点、人物和制作者。其他载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。 
 声像制作材料和声像制品的档号,要与文字材料的档号互相照应,互记参见号。声像制作的文字材料整理,请参照《东北师范大学党政档案工作规范》中的第三项进行。 
 声像制品的装具,一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片,可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。 
‘ 声像档案按照活动内容组卷,一事由一卷或多卷的原则。借助“档案管理系统”对声像归档材料进行网上预立卷,并依据责任者、事由、文种三要素拟写每一卷案标题。特殊载体材料的文件标题,必须体现事由、时间、地点、人物、背景、作者六特征。
3. 归档验收 
1) 声像材料形成部门,须在规定时间内向档案部门(含分室)办理移交手续。
移交材料:档案实体,移交目录封面及领导反馈意见(从档案馆主页下载),移交目录(即竖版“案卷目录”代替)一式二份,各执一份备查。 
2) 声像载体的配套文件材料,必须符合本规范的案卷质量要求。 
3) 归档时间:综合管理材料,于次年5月底前立卷归档移交;声像载体材料(包括照片),在制作完成、拍摄后的一个月内归档移交。 

四、声像档案的管理 
1.分类编号 
1) 按《中国档案分类法--教育档案分类详表》进行分类标引,给出检索分类号(从档案管理系统中选择)。 
2) 根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体,编制用于档号的二级类目(载体)代号(代码)简表。
3) 声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号 
编号模式: 20X X—SX00—1~n 
20XX ---年度号,为声像档案形成的自然年度;
SX ---声像档案一级类目代号,OO ---声像档案二级类目代号;
1~n ---保管单位号,保管单位依不同载体而定,可以是卷、册、盒、盘,也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。
 
附录:声像载体档案二级类目代号简表 
      SX11-综合管理文件        SX12-照片          SX13-录音带         SX14-录像带
      SX15-幻灯片    SX16-磁盘          SX17-影视胶片     SX18-缩微胶片      SX19-光盘
 
2. 编目 
1) 档案部门对接收的案卷,分类合并数据库后,打印声像档案案卷目录及全引目录,作为手工检索工具,配合计算机检索。 
2) 按照案卷目录,为每个案卷实体标注档号,并在档案装具脊背标注档号,位置距装具底边40毫米。 
3. 排架与保管 
1) 按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。 
2) 照片库房保持温度15—25℃,湿度55—65%。其他声像档案库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜18—24℃,相对湿度宜35—45%,要有专用的设备和必要的保护措施,要避开30奥斯特以上的磁场。 
3) 每年定期检查库房的“八防”情况,即防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗。定时记录库房温湿度,保持库房整洁。 
4) 每两年对库存档案进行一次全面核对检查,写出检查总结,发现问题及时处理。 
5) 照片、底片要定期进行橙查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。 
6) 录像带、录音带、影片等使用完毕后,应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。要定期进行检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。 
7) 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需30年和永久保管的声像材料,在保管一定时间后,应转录复制。 
8) 母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管,并特别标明。 
4. 鉴定与销毁 
1) 档案部门要按规定进行鉴定.。
2) 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已期满档案进行鉴定。 
3) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,登记造册,经分管校长批准后,方可存毁。 
4) 销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5) 在销毁方式上,不同载体声像材料的性能,采用不同的销毁方式,如洗掉、去磁、粉碎等。 
5.统计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校档案部门要求,及时报送各种报表。 
3)对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

五、声像档案的开发利用 
1.借阅 
1) 学校档案部门(档案分室)应设立或由有关部门设立听音室 (审片室),提供检索工具或网上查询服务,为利用者查找、阅借声像档案创造条件。 
2) 建立借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料,应经有关领导批准。 
3) 档案借阅或归还时,由利用者和档案部门共同进行清点、检查,并在档案借阅登记簿上登记,对借出的档案,档案部门定期催还。需续借者,应重新办理借阅手续。对过期不还者,应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失,应写书面报告,经有关领导人签署意见后,根据不同情况进行处理。 
4) 对调出及离、退休人员,在办理调离手续前,必须清还档案,没有档案部门签字,人事部门不得办理调离手续。长期出国人员,在出国前应及时向档案部门清退档案材料。 
5) 对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。 
6) 母带(片)一般不借出,特殊情况需要者,按档案部门规定,经过批准手续方可利用。 
2.  咨询服务、指导交流 
1) 指导利用者使用网络查询技术及各种手工检索工具。 
2) 根据工作需要和条件可能,选择若干重点声像档案的题名,主动介绍给有关部门,进行定题跟踪服务。 
3) 了解与本校有关的动态,积极开拓服务领域与服务范围。 
4) 服务方式要多样性,可复制、出售等。

六、声像档案工作人员岗位责任制 
1. 学校分管档案工作的校领导职责 
1) 应加强全校声像档案工作的指导、监督,把声像档案形成部门工作纳入学校声像工作发展规划,并列入学校声像工作仪事日程,定期加以研究。 
2) 关心声像档案的建设与发展,特别是声像档案库房的建设,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。 
3) 关心档案人员的工作情况以及他们的待遇等。 
2.学校声像档案形成部门主管档案工作的领导职责 
1) 贯彻执行上级有关声像档案工作的方针政策,制定本部门声像档案工作的规划与制度,并组织实施。 
2) 对本部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查和督促,确保声像档案材料的完整与准确。 
3) 参与声像档案的鉴定工作,按规定销毁已无保存价值的档案材料。 
4) 严格执行保密制度,维护声像档案的完整与安全。 
5) 检查监督本部门相关人员做好防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠工作。 
3.声像档案形成部门专(兼)职档案人员职责 
1) 监督指导和协助技术人员做好声像档案的平时积累工作,收集本部门声像材料,并检查是否完整、准确和系统。 
2) 整理分类归档材料立卷,在规定时间内向学校档案部门办理移交。
二级音像档案分室,借助“档案管理系统”编目造册,上架或装柜科学管理,并按时向学校档案馆交接归档目录。
4.学校档案部门职责 
1) 定期或不定期的对学校声像档案形成部门的工作进行检查、督促与指导。 
2) 对专(兼)职档案人员提出的疑难问题,应及时与有关领导研究解决。