立卷归档
党群、行政档案立卷规范
一 、党、政档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2.  凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党、政档案。 
3.  党、政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。 
4.  党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。 
5.  党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各部、处、院、所的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 
6.  学校各部、处、室、院、所要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定专(兼)职档案人员,协同学校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。 
7.  要努力实现党、政档案工作的科学化、规范化、数字化管理,大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党、政档案的资政服务研究育人作用。 
 
二、归档范围的确定 
(一) 确定原则 
1 .  归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。 
2.  归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统。 
3.  归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同点。 
(二)归档的主要内容和重点 
1.  归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会、物业管理文件除外)四个系统的内容,具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围与保管期限表》。 
2.  归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 
(三)不归档的文件材料 
1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料。 
2. 上级机关发来供工作参考的抄件。 
3. 上级机关征求意见未定稿的文件。  
4. 重份文件。 
5.无查考利用价值的事务性、临时性文件。 
6.未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件,电报草稿,一般性文件的历次修改稿,打印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外。 
7.从正式文件和电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 
8.无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设性意见的人民来信。 
9.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等。 
10.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。 
11.为参考目的从各方面收集的文件材料。 
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 
如果工作需要,以上不归档的某些材料,可以按资料自行管理。
 
三 、党政文件材料的部门立卷和归档流程 
(一)形成积累 
1. 学校各学院(所)、部、处、室、馆、总支、社、中心、工会、团委和直附属部门均为立卷单位。
2. 各立卷单位兼职档案员根据本单位历年文件材料形成规律,参考“本单位归档范围”进行预立卷。 
(二)立卷 
1.  立卷原则 
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则 
2.  立卷分工 
1)  中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府,国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由学校办公室立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。 
2)  以党委、学校名义的发文,由学校办公室立卷归档(其电子文件一并归档)。以部门名义的发文,由各部门立卷归档(其电子文件一并归档)。 
3)  党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由学校办公室立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。 
4)  校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由学校办公室立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文单位立卷归档。 
5)  两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。 
6)  各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存,任何人不得带入其他单位。 
7)  重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。 
3.  立卷程序 
按照归档时间要求,由专(兼)职档案员参照本单位归档内容收集齐全,整理鉴定,依照如下程序进行: 
1)  检查鉴定卷内文件归档价值与齐全率。
2)  检查案卷文件的有机联系。依照归档内容,纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件自然有机联系的现象。 
3)  检查卷内文件数量。一般不超过200页,厚度不超过2cm为宜。对同一问题文件数量较多时,酌情分成几卷。问题单一、文件数量少,可由几个相近问题合为一卷;不便一起归类时,可组薄卷。
4.  立卷分类 
1)  按年度先将文件按其形成或针对的年度分开。文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年代;跨年度规划、计划,归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归入专门年度。
2)  按文件内容所反映的问题、事件分开组卷。
3)按照文件规定的不同保管期限分开组卷。但密不可分的系列材料,可不考虑其保管期限。 
5. 立卷组合 
1)  立卷组合的基本要求:以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密; 
2)  立卷组合形式,按以下内容和顺序进行:
Œ会议文件,按会议的届次组合。根据文件的数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;
非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;
Ž人民来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;
统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷;
学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合; 
‘工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;
’简报按名称或期号组合; 
3)  卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:     
Œ批复、批示在前,请示、报告在后;
正件在前,附件在后; 
Ž正本在前,定稿在后;
转发件在前,被转发件在后; 
非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
‘其它文件材料按时间顺序排列。 
4)  规格不统一处理方法:A4为标准用纸规格。对在装订线以外有字迹或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;字迹模糊、扩散的材料,应复印并与原件一并立卷;对超出A4大小的纸张,要手风琴式折叠。
5)拆除文件材料上的金属物。 
6)  装订成卷的卷内文件须编页号,按件保管的卷内文件须编件号。
Œ卷内文件无论单面或双面,只要有书写文字页,均要编写页号;页号位置在文字页面非装订线一侧的上角。
对于按件保管的卷内文件,应逐件加盖档号章,并填写档号章的各个项目,编制件号;档号章的位置在每件文件首页的右上角,卷内文件的件数,是以一份文件为一件计数;请示与批复,来文与复文应计算为一件;正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。 
7)  拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整,应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”;除一般函件外,不得用“XXX来往文书”;除了非诉讼案件材料外,不得用“XXX案件”。其中,责任者、内容、文种可集中罗列,中文案卷标题控制在50个字符之内,外文案卷标题控制在100个字符之内。 
8)  借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致; 件号:卷内文件排列先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号; 责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者; 题名:即文件标题,照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。同时,将对应的电子全文一同上传到档案管理系统中; 日期:文件的形成时间,可在数据库中选择完成。 
9) 检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
10)  填写卷内备考表。本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题,由专职档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人,由组成本卷的责任者签名。检查人,为立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。 
11)  案卷采用“四孔一线”法装订成册。边孔位置距上、下纸边为5cm,距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。 
6. 归档验收 
1)  移交档案时,交接双方必须当面清点,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定要求者,档案部门有权拒绝接收,并限期改正补交。 
2)  党、政档案在次年五月底之前归档。 
3)移交材料: 档案实体、移交目录封面及领导反馈意见表(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”)一式两份,全引目录一式一份,双方履行清点签字盖章手续,办理交接。 
 
四、党、政档案的管理 
1. 分类编号 
1) 按《中国档案分类法教育档案分类表》分类标引,给出检索分类号(可从档案管理系统中选择)。 
2) 党群(行政)档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号 
编号模式: 20XX-DQ(或XZ)-1...n 
20xx ---文件材料形成年度, 即自然年度;
DQ(或XZ) ----党、政类档案一级类目代号;
1...n ----案卷号, 案卷号按最下位类目流水;
2.  编目与备份
1)档案部门对接收的案卷,分类整理合并数据库后,打印案卷目录及全引目录、专题等目录,作为手工检索工具,配合计算机检索。 
2)按照案卷目录,为每个案卷实体编写档号,并在档案装具脊背上标注档号,下沿距装具底边40毫米。
3)定期或随时备份“档案管理系统”数据,以确保电子信息的安全。 
3. 排架与保管
1) 新建的库房要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。 
2) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 
3) 库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
4) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 
5) 案卷入库时,应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体,依档号顺序排列。 
6) 将案卷按档号顺序,在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。 
7) 与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案,按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。 
8) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
9) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
4. 鉴定和销毁 
1) 档案部门应按规定进行鉴定,并结合国家有关保管期限原则规定,对已期满的档案进行鉴定。 
2) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册,经分管校长批准后,方可存毁。 
3) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5.  统 计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按照部、省、市、校档案部门的要求,及时报送各种报表。 
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施和建议,报告学校领导。 
 
五、党、政档案的开发利用 
1. 阅览 
1) 应设检索、阅览室,改善阅览条件并配置必要的复制设备,为利用者提供方便;
2) 健全借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项;
3) 档案查、借、归还时,由利用者和档案部门共同进行清点检查,并在档案查阅或借阅登记簿上登记。借出档案要从严掌握,要定期催还。需续借者,应重新办理借阅手续。对无故逾期不还者,应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失,根据有关规定,区别不同情况,严肃处理;
4) 对离校及离退休人员,在办理调离手续前,必须清还档案;
2.利用服务与编研宣传
1) 根据工作需要,编制配套的检索工具和参考资料,档案馆(室)指南。
2) 对党政档案进行加工汇编工作,编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。 
3) 学校档案部门应根据社会和学校需要,在适当时候通过展览和新闻媒介,公布一定数据的档案资料。 
4) 古老、珍贵的档案,应备有缩微或复制件,以代替档案原件提供利用。 
5) 对馆藏档案从形成之日起满三十年的,除未解密和需要控制的部分外,均应按国家规定,报分管校长批准后,分期分批向社会开放。 
Œ  对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。 
  开放党、政档案,应另行编制开放档案目录和检索工具,供利用者检索。 
6)提高档案队伍的研究水平,有计划开展档案信息的二次三次深加工,积极发挥档案信息资源效用。 
 
六、党、政档案工作岗位责任制 
1.分管档案工作的校领导职责 
1) 组织全校性的宣传与贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动;
2) 加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,并列入学校议事日程,督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作;
3)关心档案工作和档案馆(室)的建设与发展,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与学校的各项工作协调发展。 
2.分管档案工作的各学院(所)、部(处、办)部门的领导职责
1)组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每季度或每学期研究一次档案工作。 
2) 加强与学校档案部门联系,共同做好业务监督、指导、检查工作,保证归档档案的质量。 
3) 做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难 。
3. 各立卷部门专(兼)职档案人员职责 
1) 坚持平时预立卷,参照本单位归档范围及保管期限表,合理分类存放,便于利用和立卷归档。 
2) 负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 
3) 归档案卷做到组卷合理,编写页号正确,目录填写清楚,案卷标题简明扼要。 
4) 主动接受档案馆(室)的业务指导和督促检查,按规定时间向档案部门归档。 
5) 学习和研究档案业务,不断提高档案工作技能与水平。 
6) 注意文件材料的安全与保密工作。 
4. 学校档案部门领导职责 
1) 负责制定党、政档案工作规划、计划与总结,拟制(修订)业务工作的各项规章制度,并认真组织实施。 
2) 对本部门人员进行合理分工,随时掌握工作情况,按计划完成任务。 
3) 组织本部门人员参加政治和业务学习,组织文书处理部门专(兼)职人员的业务培训。 
4) 负责接待、处理有关单位和群众的来访、来涵,负责党、政档案业务工作对外联系。 
5) 调研本校党、政档案工作情况,并就党、政档案的改革创新等有关问题,提出意见和建议。 
5. 党、政档案管理人员职责 
1) 根据国家和学校有关档案工作的政策和法规,制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度。 
2) 指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档。 
3) 对接收的党、政档案进行整合,编制检索工具,有计划、有步骤地进行档案史料汇编,积极做好档案信息资源的开发,为学校发展和社会需要作好服务。 
4) 贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定,维护涉密档案的安全。 
5) 做好“八防”工作,确保档案材料完整、安全。 
6) 对保存的党、政档案数量进行准确的统计。