2021级新生档案移交归档流程及注意事项

时间:2021-09-08浏览次数:

   我校实行本科新生档案、研究生新生档案归档移交由年级辅导员负责制,档案馆以“公对公”的形式,负责对年级辅导员进行业务指导并办理档案归档手续,不接收学生个人送交的档案。

一、归档流程

到档案馆108室领取新档案袋 在学院填写档案袋脊背上的各段信息 如实填写XX级研究生(或本科生)新生档案“卷内目录”,与新老档案材料一并装入新档案袋中 档案袋按学号“从小到大”排序 编制档案“案卷移交目录”(学号从小到大) 打印移交目录封面、领导反馈意见、案卷移交目录(一式二份,外放,加盖学院公章、学院副书记签字) 到档案馆108室人事档案部办理交接手续。

二、不归档和归档材料

三、档案装具(纸质档案袋)

认真填写所领档案袋脊背上的各段信息,须字迹工整、美观清晰、书写准确。新写的档案袋不封口、不折叠,保持装档后完好无损。

四、袋装“卷内目录”

各学院自行用A4纸打印《——级研究生(或本科生)档案卷内目录》,须如实填写袋中材料数量,在“备注”栏中标明已抽出的团籍和党籍材料的详细名称,表头写明 年级 字样。每名新生档案袋内装1份卷内目录。

五、交接手续及时间

1. 携带材料:

1)移交目录。由“xx级研究生(或本科生)新生档案移交目录封面”、“领导反馈意见”、“案卷移交目录”(学号从小到大排序,A4纸,一式二份,公章、签字手续完备)三份材料组成。此外,电子版“案卷移交目录上传至邮箱 842876773@qq.com

2)新生档案袋。按学号从小到大排序,与案卷移交目录顺序一致。

2. 交接时间:研究生于9月10日—917日间完成移交归档,本科生在923日—929日完成移交归档。各学院移交时间详见附表1.

3. 交接验收说明:移交验收分二步进行。第一步:按“案卷移交目录”表中的新生姓名,交接双方当面一一核对清点作标识;第二步:交接双方当面按“卷内目录”逐卷一件件核对清点。第一、二步核对时发现的问题,由年级辅导员负责处理。

六、 其它提示

1. 下载信息: 研究生(或本科生)移交目录封面、领导反馈意见、新生档案案卷移交目录、卷内目录(装袋用)模板的下载位置:数字档案馆主页—下载区—人事档案,链接http://dag.nenu.edu.cn/xzzq/rsda.htm

2. 办公地点:校本部综合行政楼一楼西侧108室人事档案部;

3. 领取档案袋时间:周一至周五,上午8:30-11:00,下午1:30-4:00 ;

4. 联系电话85099149(O);联系人:李梦诗老师、周老师、葛老师。

档案馆

2021年827日

附表1:2021级新生档案移交时间安排表

序号

单 位

培养层次

移交时间

移交地点

1

教育学部 (及所属研究所)

博硕研究生

2021.9.10上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.23上午8:30

2

心理学院

博硕研究生

2021.9.10上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.23上午8:30

3

政法学院

博硕研究生

2021.9.10下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.23下午1:30

4

经济与管理学院

博硕研究生

2021.9.10下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.23下午1:30

5

文学院(及所属研究所)

博硕研究生

2021.9.13上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.24上午8:30

6

历史文化学院(及所属研究所、研究院)

博硕研究生

2021.9.13上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.24上午8:30

7

外国语学院(本部、净月及所属研究所)

博硕研究生

本科生

2021.9.13下午1:30

2021.9.24下午1:30

校本部档案馆西侧106

8

音乐学院

博硕研究生

2021.9.14下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.24下午1:30

9

美术学院

博硕研究生

2021.9.14下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.27下午1:30

10

马克思主义学院(思教中心)

博硕研究生

2021.9.14上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.27上午8:30

11

数学与统计学院

博硕研究生

2021.9.14上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.27上午8:30

12

信息科学与技术学院

博硕研究生

2021.9.15下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.27下午1:30

13

物理学院

博硕研究生

2021.9.15上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.28上午8:30

14

化学学院

博硕研究生

2021.9.15上午830

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.28上午8:30

15

生命科学学院(及所属研究所)

博硕研究生

2021.9.16上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.28下午1:30

16

地理科学学院

博硕研究生

2021.9.15下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.28下午1:30

17

环境学院

博硕研究生

2021.9.16下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.29下午1:30

18

体育学院

博硕研究生

2021.9.16上午8:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.29上午8:30

19

传媒科学学院

博硕研究生

2021.9.16下午1:30

校本部档案馆西侧106

本科生

2021.9.29上午8:30

20

国际汉学院

博硕研究生

2021.9.17上午8:30

校本部档案馆西侧106