通知公告
东师学生人事档案服务须知
2018-08-03

根据中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局联合发文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号)规定【第一条“流动人员人事档案由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理”及第二条“未就业的高校毕业生档案,属于流动人员人事档案范围”】,我校档案馆不属于人社部门指定管理流动人员档案的部门,因此对历届毕业生,我校档案馆不具备政府人才服务中心的相关服务功能,如提供各类政审、转正定级、干部身份确认、未就业证明、档案工资记载、职称资格考评、社会保险等职能。根据档案馆多年工作经验,学生毕业后调档时,绝大部分单位都和人才市场对接,即学生档案必须要从学校发到学生户籍地人才服务机构,然后由人才市场再发往新单位,这一过程费时费力,在毕业生急需调档办理就业或其他事宜时,甚至可能贻误良机,影响就业。本着对学生高度负责的精神,档案馆建议暂未就业或单位不接收档案的毕业生首选将档案发回户籍地人才服务机构,此做法百利而无一害。为便于广大师生了解档案工作,更好地促进档案馆服务,现将校档案馆学生人事档案服务工作简介如下:

一、学生人事档案服务范围

1、凡本校各单位及学生个人查阅或借阅学生档案,利用者必须是主管学生工作人员或学生本人,须持工作证或学生证到学生档案室办理。

2、外单位人员(用人单位或特殊事情)需要查阅学生档案,利用者必须持单位介绍信和查阅人的工作证,查档人只能根据查卷用途查阅有关部分。任何个人不得查阅和借用个人及其直系亲属的档案。

3、查阅、借用学生档案的单位,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证,须由档案馆主管领导批准,方可复制拍摄。

4、查阅借用学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案,不得弄脏弄湿。阅档时严禁吸烟,查阅借用档案须登记。

5、学生档案一般不外借。如必须借出使用时,须说明理由,经档案馆和相关职能部门主管领导批准,并严格履行借用手续,期限为一周,如需延时利用,须办理续借手续,不得擅自转借他人。

6、档案馆对所管理的学生人事档案可出具档案保管证明。

7、用户可登录档案馆主页,进入档案服务利用系统(即将正式开通)或下载安装东师档案APP(即将正式开通)远程快捷办理档案业务。学生档案查阅可提前进行服务预约,到馆立等可取;毕业生档案转递可在线办理,足不出户,就能满足毕业生调档需求,大大节约时间及人力成本。

 

二、超服务范围项目

(一)毕业生

1、已调离我校档案馆的学生人事档案,档案馆不再接收,除非地址或接收单位有误对方拒绝接收。此类档案应存放在户籍所在地人才服务机构代理。

2、除特殊情况(如落户北上广深的毕业生)外,根据上级文件要求【人社部发〔2014〕90号】和校档案馆库房饱和的实际困难,档案馆不再扩大范围保管未就业的毕业生人事档案。

3、用人单位对应、往届毕业生进行政审,档案馆因不具备人才市场职能不能代办,用户可委托学院学生工作负责人或辅导员到档案馆办理政审;应、往届毕业生考硕、考博政审,以及出具是否同意报考意见及加盖公章,应由毕业生本人所属的党组织或人事部门出具,档案馆没有此权限和资质,毕业生可委托所在学院党委帮助办理。针对以上情况,如有需要,档案馆均可提供档案临时存放证明。

4、档案馆接受电话咨询学生档案相关事务,但须提交相关手续并进行验证的业务不能通过电话办理;如无法到馆或委托他人办理,可通过远程服务系统提交相关材料,验证无误后方可办理,具体参照学生人事档案服务范围第七条办理。

(二)新生

档案馆不直接接收邮寄或自带的新生入学前人事档案。每年新生入学时,只负责接收各学院和研究生院以“公对公”方式移交的新生档案。

(三)在校生

在校期间,档案馆不接收学生个人送交的任何散件材料,待学生毕业时统一装档。

三、重要提示

档案对于毕业生来说非常重要。参加工作后起薪、个人转正定级、干部身份的确定、工龄计算、社保受保、退休金、养老金的计算,职称评定和工作调动等都要通过档案审核完成。因此,毕业生务必重视自己的档案。

1、除非就业单位允许自带档案,否则毕业生本人不能携带档案到就业单位报到或自行将档案送达相应档案保管部门,请不要自行保管档案,更不要弃档,以免给今后的工作、生活带来不必要的麻烦。

2、毕业后档案应存放就业单位、就业地人才市场、生源地人才市场、人

力资源与社会保障局、职介中心,否则就是死档。

3、转正定级是历届毕业生经常咨询的问题,工作单位或户籍地人才机构有办理转正定级的职能,学校档案馆只是单纯存放档案,这就是档案馆督促未就业毕业生将档案转往户籍地人才机构的直接原因。

4、学生应在毕业后一个月内及早确认档案是否寄到,如未到,请登录学校主页档案馆开设的毕业生档案转发信息查询平台查询个人档案转发信息,如有疑问可及时与档案馆学生档案室联系,电话0431-85099149。

寒暑假开馆时间为周二、周五上午:8:30 — 11:30

平时开馆时间为周一至周五:8:00 — 11:30 13:30 — 17:00

 

 

   档案馆

2018年7月31日