利用指南
利用须知
    综合档案查借阅须知


     综合档案是学校建校以来在招生、教学、科研和管理等活动中直接形成的对学校、社会和学生个人有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,档案馆在保证档案安全的前提下,逐步加大档案开放度,向校内外用户提供综合档案利用服务。综合档案查借阅具体规定如下:

一、馆内阅览
    1.一般情况下,馆藏综合档案只供馆内阅览。
    2.出示个人身份证明可查阅本人在校学历情况。
    3.凡未开放的档案和资料一般只供归档部门和形成者本人借阅,校内其他部门若需利用,必须持本单位介绍信,填写档案查阅登记簿,并只限在室内阅览;对档案形成部门规定限制利用的档案(或技术机密)须经该部门(或技术项目)负责人同意后方可阅览。
    4.凡外单位利用我校综合档案,需持单位正式介绍信,经馆长同意。如需利用的档案涉及党和国家的机密或学校权益的,需经校领导批准,并应按有关规定收费。 

二、外借与归还
1.学校档案原则上不外借;如确有急用,馆内阅览无法满足需要时,经领导批准后,档案方可借出。校外用户需馆长批准,校内用户需经部门主任批准。
2.借出的档案如需摘录、复制与公布,应按学校档案利用相应制度办理。
    3.外借档案时,需填写档案借阅登记簿,办理借阅手续,借阅期限7天。到期尚未利用完毕,需办理续借手续,续借期限不超过5天。
4.外借档案应按时归还。归还后,档案人员应及时办理还档手续,进行注销,并请利用者填写利用效果登记表。
    5.档案利用者应保守档案保密,对其安全和完整性负责,不得将档案带至公共场所,不得传播、污损、抽拆、涂改和转借。违者将根据有关规定处理。
 
办公地点:校部行政楼一楼126室技术服务部   服务电话:85099339
校内人员综合档案查借阅流程
校外人员综合档案查借阅流程
 
 
教工人事档案查借阅须知
 
一、教职工档案主要提供给学校组织、人事部门利用,也可由各单位人事干事负责查询使用。
    二、本校人员因工作需要查阅、借阅人事档案,须填好本校内部《查(借)阅干部档案审批表》,经本单位主要党政负责人签字或经组织、人事部门许可,方可查、借阅。如必须借出使用,需人事档案室工作人员陪同。
三、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。
四、除公安部门及国家安全部门调查取证外,我校干部人事档案一般不对外提供查阅。外单位人员因工作需要须查阅干部人事档案,应经学校有关部门批准,必须手续齐备。查阅单位应派两名党员干部,凭《查阅干部人事档案审批表》,经档案馆领导批准后,方可查阅。不得凭借“调查证明材料介绍信”查阅干部人事档案。
五、人事档案一般不得外借,确因特殊情况必须借用的,应在《干部人事档案查(借)阅申报表》中写明借阅理由,经档案馆审批后,方可借出。借出档案应妥善保管,不得转借或给无关人员翻阅;借出档案借期7天,若不能按期归还,应办理续借手续,续借不得超过5天;借阅档案人员,对档案应负安全和保密责任,不得擅自转借,不得对档案内容做任何变动及改动。
六、查阅干部人事档案时,查阅人应按要求认真填写阅档情况登记。不得将档案拿出阅档室。阅档时不吸烟、不喝茶,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布档案内容。
七、摘录或复制所需要的有关档案材料,要经档案管理人员审阅,并办理登记手续,经核对盖章后应妥善保存,切勿丢失。对涉及个人隐私的相关内容档案馆要严格把关,不得外流。机密和重要档案,应在档案馆内查阅,未经领导批准,不得随便抄录。
八、归还档案时,档案管理人员应严格检查档案,并及时放归原处。
九、不得通过电话查询干部人事档案。
 
办公地点:校本部行政楼一楼108室  档案馆人事档案部   
服务电话:85099149
 
 
学生人事档案查借阅须知
 
一、凡本校各单位查阅或借阅学生档案,利用者必须是主管学生工作人员,持单位介绍信、本人身份证或工作证到本馆人事档案部查、借阅学生档案。
二、外单位人员(用人单位或特殊事情)需要查阅学生档案,利用者必须持单位介绍信和查阅人的工作证,查档人只能根据查卷用途查阅有关部分,任何个人不得查阅和借用个人及其直系亲属的档案。
三、查阅借用学生档案的单位,不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证,必须由主管人事档案工作的领导批准,方可复制拍摄。
四、查阅借用学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案,不得弄脏弄湿。阅档时严禁吸烟,查阅借用档案一定要登记。
五、学生档案一般不外借,如必须借出使用时,要说明理由经主管领导批准,并严格履行借用手续,期限为半个月,如需延长时间,需办理续借手续,不得擅自转借他人。
请扫描二维码