立卷规范
社会保障档案立卷归档暂行规定
2014-12-09
一、基本原则
1. 社会保障档案是指我校在社会保险、社会救济、社会福利、优抚安置和社会互助等工作中直接形的具有保存利用价值的各种文字、图表、音像、电子等不同门类和载体的原始记录。 
2. 社会保障档案是社会保障体系建设的有机组成部分,是我校做好社会保障工作的依据,依法由学校档案馆实行集中统一管理,任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。 
3. 按照《东北师范大学社会保障档案归档范围及社会保障会计档案归档范围》,进行整理著录立卷。 
4. 归档的社会保障文件材料应齐全、完整、准确,不得伪造、篡改。已破损的文件应予以修复。整理归档文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保管要求。

二、立卷分类组卷
1.  社会保障档案类目分为:基本养老保险类、失业保险类(针对合同工)、医疗保险类、生育保险类。 
2.  社会保障业务文件材料的整理,可根据社会保障档案的特点和形成规律,按类别进行整理,可采用 年度--类别(RB)--卷号  的实体编号模式。 
3. 社会保障档案保管期限分为永久、30年、10年。 
4. 保险费缴费与发放时形成的会计报表、帐簿、凭证等按会计档案整理标准进行管理。

三、归档验收
社会保障归档材料于次年五月底前向档案馆移交,纸质档案和电子档案同步归档。

四、利用服务
1.  社保档案事关教职学工的个人切身利益,学校档案部门(档案分室)应视同其它门类档案进行管理,提供查阅利用室,开展网上查询服务,为利用者查找和阅借社保档案创造条件。 
2.  建立借阅制度,规定借阅档案的审批权限、对象、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料,须经有关领导批准。 
3.  档案借阅或归还时,由利用者和档案部门共同进行清点、检查,并在档案借阅登记簿上登记,对借出的档案,档案部门定期催还。需续借者,应重新办理借阅手续。对过期不还者,应停止其借阅并给予经济处罚。如发现档案损坏或丢失,应写书面报告,经有关领导人签署意见后,根据不同情况进行处理。 
 

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