立卷规范
财会档案立卷规范
2014-12-09
一、财会档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2.  高等学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料,均属财会档案。
3.  财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是我校全部档案的重要组成部分。
4. 财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
5. 财会档案工作应纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。
6. 努力实现财会档案的科学化管理,大力开发档案信息资源,为学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
7. 要把财会档案工作列入学校发展规划,在经费、库房、设备和人员分配等工作条件上给予保证。
 
二、财会档案归档范围的确定

1. 确定的原则 
1) 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2) 归档的财会文件材料,须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。
3) 归档的财会文件材料,须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。
2. 归档的主要内容和重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理文件、会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册。具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围和保管期限表》。
2) 归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。
3. 不归档的文件材料
1) 上级有关财务的普发性(非专指本校)、不办的文件。
2) 未定稿的文件。
3) 重份文件及校内其他单位发来的文件。
4) 未生效的合同、协议、单据。
5) 无查考利用价值的一般性、临时性文件。
6) 与校外单位交换来的材料(可作资料自存)。
 
三、财会文件材料的部门立卷及归档流程
1. 形成积累
1) 学校财务部门领导,在制定财务工作计划时,要向财务经办人员布置形成积累财务归档材料的积累任务,确定本部门的专(兼)职档案员。
2) 财会部门的专(兼)职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累。
3) 学校档案部门应了解会计业务,监督、指导、检查财会部门的档案业务工作。 
2. 整理组卷
1) 学校财务部门及独立核算的经济实体,均为一个立卷部门。
2) 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则。各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件和会计核算材料,借助“档案管理软件”著录案卷级及文件级目录,组卷成册后向学校档案部门移交。
3) 遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量分类整理组卷。
4) 按照会计年度进行组卷,不同年度的会计核算材料原则上不能放在一起立卷。若几个年度共用一本帐目的,按此帐终了年度立卷,在备考表内加以说明。
5) 财会部门将各种记帐凭证,按时间及记帐凭证号顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200 页,厚度不超过2cm。
6) 编写页号,每卷页号从 1 开始,位置在有文字页面的非装订线一侧的上角。
7) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中,责任者、内容、文种可集中罗列。案卷标题控制在50个字符之内。
8) 借助“档案管理软件”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致; 件号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号;文号:文件制发机关的发文字号; 责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者; 题名:即文件标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号,同时,将对应的文件材料电子全文一同上传到档案管理系统中; 日期:材料形成时间,可在系统中选择完成。
9)对于会计核算材料,只著录案卷级目录,封面封底以财政部制品为准。
10) 检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
11) 填写卷内备考表。 
  本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人,由组成本卷的责任者签名。检查人,应是立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。
12) 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止。
13) 要去掉文件材料上的金属物,对破损的材料要进行修复。字迹模糊、扩散的材料需复印,并与原件一并立卷。
14)综合管理材料用“四孔一线”法装订;会计核算材料用“三孔一线”法装订成册。综合管理案卷,边孔位置距上、下纸边为5cm,距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜,若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理;会计核算材料的每个案卷脊背,应标注档号。
3.  归档验收
1) 移交时间:
Œ移交档案实体的财务部门,综合材料于次年5月底前立卷移交归档;会计核算材料由本单位保管二年后,于5月底前移交学校档案馆。
移交材料:档案实体、档案移交目录封面及领导反馈意见(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”)一式二份。
Ž实行二级管理的财会档案分室,于次年5月底前,向学校档案馆送交立卷归档目录。
2) 移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,学校档案馆有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。
3) 学校档案馆接收保管的财会档案,原则上应保持原装。个别需要拆封重新整理的,应会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。
4) 学校档案馆对违反财会档案管理制度的单位,有权进行检查纠正。
 
五、  财会档案的管理
1. 分类编号
1) 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号(从档案管理系统中选择)。
2) 根据财会档案的内容构成和形成特点,编制用于档案的二级类目代号简表。
3) 财会档案档号=年度号+财会档案分类号及机构代号+案卷号。
编号模式:20X X—CK00X—1~n
20XX ---年度号,为自然年度;
CK ---财会类档案一级类目代号,00 ---财会类档案二级类目代号,X ---机构代号;
1—n ---案卷号,案卷号按最下位类目流水。
4)二级类目之下,按内容集中排列。
次序:Œ预算决算报表,按年月序;
帐簿,按总帐、日记帐、分类帐、明细帐序;
Ž凭证,按月、日、凭证号先后排序
工资表,按自然月份序。
2.  编目
1) 档案部门整合后打印案卷目录。
2) 每个保管单位或装具的脊背,须标注档号,其位置距离案卷或装具底边40毫米。 
3. 保管与排架
1) 新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。
2) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
3) 库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。
4) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。
5) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
6) 案卷入库时,须全面检查帐、物是否相符。按档号顺序自上而下、从左到右排列。
7) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损和褪变档案,要及时修补复制。
4.  鉴定与销毁 
1) 财会档案的鉴定、销毁程序和手续,均按财政部和国家档案局制发规定及《会计档案保管期限表》执行。
2) 根据财会档案的历史价值和使用价值,将保管期限定为永久、25年、15年、5年四种。对保管期限满的案卷,应及时组织鉴定决定存毁。
3) 鉴定工作要在分管校长领导下,由档案部门和财会部门抽人组成鉴定小组进行。
4) 对失去保存价值的财会档案,经校领导批准后,由学校档案部门和财务部门各派一人监销,监销人在销毁前应认真清点,核对无误后,在销毁清册上签字盖章 ,方可进行销毁。
5) 鉴定工作结束后,写出鉴定工作总结,内容包括:小组成员名单,工作概况,鉴定范围做法及财会档案保管期限调整,销毁档案数量。销毁清册一式三份,一份经主管领导审查批准后归档,一份送上级主管部门备案,一份留财会部门存查。 
6) 档案销毁后,档案部门应及时调整档案柜架,并在相应的存放地点,检索工具中注明。
5. 统计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校主管部门的要求,及时报送各种报表。
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。
 
六、财会档案的开发利用
1.  档案部门人员要熟悉馆藏,开展主动服务,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。
1) 要充分发扬本校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定题跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。
2) 馆(室)应有检索、阅览室和复制扫描拍照设备,为利用者提供方便。
2.  珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
3.  对馆藏档案自形成之日起满30年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放。对于各档案分室,其他单位或个人需要利用时,应持单位介绍信,经室主任或所在单位办公室领导同意后,方可查阅。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。
1) 对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。
2) 开放档案,应另编目录和检索工具,供利用者检索。
4. 利用手续
1) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员,还应参照国家规定收费。
2) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。
3) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。
5. 咨询服务与编研交流
1) 指导利用者使用计算机查询技术和各种手工检索工具,解答有关问题。
2) 编制各种形式的参考资料,积极为利用者提供服务。
3) 建立利用档案效果登记制度,注意收集。登记利用档案后取得的社会效益及经济效益,以改善档案的收集工作,将实例汇编成册,印发宣传。
 
七、财会档案工作岗位责任制
1. 分管档案工作的校领导职责
1) 组织贯彻《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和上级档案工作的方针、政策和法规,把财会档案工作列入工作计划,纳入学校议事日程,在经费、用房、人员配备、干部培养、待遇等方面提供条件。
2) 定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。 
2. 财会部门主管档案工作领导职责
1) 组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。
2) 制订管理制度,切实做到财会档案工作纳入议事日程和财会管理工作之中,监督承办人员执行。
3) 为本部门的专(兼)职档案人员提供必要的工作条件。
4) 对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
3. 财会部门的专(兼)职档案人员职责
1) 在部门负责人领导下,协助会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。
2) 将已收集、积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷。
3) 做好暂时存放本部门档案的分类、编目、登记、保管、利用等项工作。
4) 接受学校档案部门的业务指导、监督、检查,并做好定期移交归档工作。
4. 学校档案部门职责
1) 贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,制订本校财会档案工作规章制度。 
2) 督促、指导、检查全校财会部门做好财会档案工作。
3) 努力开发财会档案信息资源,为学校的发展提供主动服务。
  
 

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