立卷规范
出版档案立卷规范
2014-12-09
一、出版档案工作的基本要求 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2.高等学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及音像、胶片等载体材料,均属出版档案。 
3.  出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全,便于开发利用。 
4.  出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录,是高等学校档案的重要组成部分,要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作计划和规划,纳入各社、部(室)负责人和责任编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。 
5.  学校出版社、期刊社,要有—名负责人分管出版档案工作,并确定专(兼)职档案人员,做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。 
 
二、出版档案归档范围的确定 
1.确定的原则 
1) 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考研究价值和凭证作用。 
2) 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,保证完整、准确、系统。 
3) 归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,体现出版材料的成套性特点。 
2.归档的主要内容和重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容,具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围与保管期限表》。 
2) 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,尤其是出版物本身。 
3. 不归档的文件材料 
1) 上级机关有关出版的普发(非专指本校)、不办的文件。 
2) 未生效的合同、协议书。 
3) 不退、不用的稿件,非定稿的稿件。 
4) 重份文件及校内单位发来的文件。 
5) 无查考价值的事务性、临时性函件。 
6) 校外单位交换来的材料。 
以上某些文件如认为必要,也可有选择地作资料自存。 
 
三、出版文件材料的部门立卷和归档流程 
1. 形成积累 
1) 出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,备有材料专用袋(夹),并随时检查归档材料是否完整、系统、准确,及时进行补救。 
2) 出版物出版后,责任编辑必须将归档材料加以整理,按彼此间的自然联系进行系统排列,拟出标题,编好卷内目录,连同原稿、清样、样书,顺序放入袋内,交由兼职档案员立卷归档。
2. 整理组卷 
1) 以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年组卷。 
2) 跨年的出版物,放在出版年度立卷。 
3) 出版物的原稿、清样,均须除去金属物,修补破损处,用线装订。 
4) 卷内材料以左下方、左侧对齐,在左侧装订。照片和不便装订的手迹,应放入特制的其它装具保管;装订线外有重要批注者,须进行贴边处理。 
5) 文字页面的定位。装订成卷保管的文件材料,无论单面或双面,只要有书写符号页面,每面均为一页,每卷页号从1 开始,页号位置标在非装订线一侧的上角。以件为保管单位的文件材料,每件文件材料的右上角须盖有单位名称、档号、件号的戳记章,逐项填写。样书按件编号管理。 
6) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整。综合管理材料的案卷标题应准确地概括卷内文件主要责任者、内容和文件种类, 其中,责任者、内容、文种可集中罗列;出版物案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。中文案卷标题控制在50个字符之内,外文案卷标题控制在100个字符之内。 
7) 借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与所在案卷的实体分类号一致;件号:卷内文件排列先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号;责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者;题名:即文件标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。同时,将相应的电子全文上传到档案管理系统中;日期:文件的形成时间,可从系统中选择完成。
8)检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
9) 填写备考表。其中,本卷情况说明,是对案卷内文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明;立卷人,由组成本卷的责任者签名;检查人,应是立卷单位主管档案工作的负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。 
3. 归档验收 
1) 书刊出版后一个月内,责任编辑应向本社、部(室)专(兼)职档案员归档。 
2) Œ 各社、部(室)的专(兼)职档案员应在次年五月底前,将上年应归档的出版档案立卷,集中向学校档案部门移交。 
 移交材料:档案实体、移交目录封面及领导反馈意见(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”)一式二份,双方各执一份备查。
Ž 实行二级管理的档案分室,于次年的5月底前向学校档案馆移交签章手续完备的案卷目录。 
3) 出版物版权转移到校外出版社时,档案一般应随同转移,或者将有关材料退还给作者。 
 
四、出版档案的管理 
1. 分类编号 
1) 按《中国档案分类法--教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号(从档案管理软件中选择)。 
2) 根据出版档案的内容结构和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。 
3) 出版档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号。 
编号模式: 20X X-CB00-1~n 
20XX ---年度号,年度用出版物的出版年度;
CB ---出版类档案一级类目代号,OO ---出版类档案二级类目代号;
1--n ---案卷号,案卷号按最下位类目流水。
2. 编目 
1) 档案部门整理合并电子数据后,打印案卷目录及全引目录。并按档号先后次序,为每个案卷实体编写档号。 
2) 在档案装具脊背下端40毫米处,标注档号。 
3. 排架与保管 
1) 新建的库房,要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》。对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。 
2) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
3) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 
4) 案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序从左到右、至上而下排列。 
5) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
6) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
7) 音像出版物类,除保存纸质文字材料外,不同载体的音像出版物,标注其纸质档号参照,另设专柜保存。 
4. 鉴定和销毁 
1) 根据出版物的历史价值、科学价值和使用价值,保管期限分永久、30年、10年三种。 
2) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个出版物项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。 
3) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
4.  统计 
1) 建立健全统计台账,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校主管部门的要求,及时报送各种报表。 
2) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。 
 
五、出版档案的开发利用 
1.  档案部门工作人员要熟悉馆藏,倡导主动服务意识,起好领导和有关部门的助手与参谋作用。 
1) 要充分发扬本校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定题跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。 
2) 馆(室)应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。 
2.  珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。 
3.  对馆藏档案自形成之日起满30年的,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放。对于各档案分室,其他单位或个人需要利用时,应持单位介绍信,经室主任或所在单位办公室领导同意后,方可查阅。涉及重大问题和机密的,还要报请单位领导批准。 
1) 对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制使用的界限。 
2) 开放档案,应另编目录和检索工具,供利用者机检和手工检索。 
4. 利用手续 
1) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。 
2) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。 
3) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。 
5. 出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是专家审稿意见,应严格划清界限,规定不同要求,利用时经过馆(室)领导或出版、编辑部门负责人批准。 
6.  定期编制出版档案汇编或内容摘要,作为校内外交流资料提供服务。 
 
六、出版档案工作岗位责任制 
1. 学校主管档案工作领导职责 
1) 要把档案工作列学校的长远规划和年度计划中。 
2) 组织制定和健全有关管理制度,确保出版档案工作能纳入管理工作中,并督促相关部门负责执行。 
3) 关心和支持本校专(兼)职档案人员的工作。 
4) 定期检查和研究出版档案存在的问题,认真予以解决。 
2. 学校出版、期刊部门主管档案工作领导职责 
1) 建立建全本部门出版档案工作规章制度,定期检查督促相关人员做到档案材料的形成积累与出版工作同步。 
2) 审查出版档案材料收集是否完整、系统、准确。 
3. 学校编辑、出版部门责任编辑职责 
1) 负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作,并送科(室)主任审查。 
2) 负责向所在出版、编辑部门的专(兼)职档案员办理归档手续。 
4.  出版、编辑部门专(兼)职档案人员职责 
1) 在部门负责人的领导下,指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。 
2) 会同室(科)主任检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确,组卷是否符合要求,经检查合格并办理移交手续后,发给凭据始可给作者汇出稿费。 
3) 将已收集的案卷,按规定装订后,于每年5月底以前集中向档案部门办理移交手续。 
4) 完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。 
5. 学校档案部门职责 
1) 根据国家有关出版工作的方针、政策和法规,制定本校出版档案工作的各项规章制度。 
2) 指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累,负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等项业务工作。 
 

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