立卷规范
外事档案立卷规范
2014-12-09
一、外事档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2.学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。 
3.外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。 
4.外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的岗位职责,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。 
5.外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门专(兼)职档案员负责收集、积累、整理、归档。 
6.努力实现外事档案的信息化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。 
 
二、外事档案归档范围的确定 
1.  确定的原则 
1) 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 
2) 归档的外事文件材料,必须反映外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。 
3) 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。 
2. 归档的主要内容和重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围和保管期限表》。 
2) 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生学习和工作活动中形成的不同载体的文件材料。 
3) 外国赠送学校有保存意义的纪念品、礼品;不宜长期保存的,可存影印件和清单。 
3. 不归档的材料 
1) 上级关于外事工作普发(不专指本校)、不办的文件。 
2) 未定稿的各种文件。 
3) 未生效的合同、协议书。 
4) 无查考利用价值的一般性、临时性函件。 
5) 重份文件,校内各单位发来的文件。 
6) 与校外单位交换来的材料。 
以上不归档的某些材料,可有选择地作为资料自存。 
 
三、外事文件材料的部门立卷与归档流程 
1. 形成积累 
1) 学校外事管理部门是全校外事管理、涉外教学、科研活动材料的立卷部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的其它单位的各种外事文件材料收集,汇总整理组卷,按规定向学校档案部门移交。 
2) 归档的外事文件材料,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰。 
3) 外事文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。 
4) 凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交由外事管理部门验收后,出具证明,财务部门方可准予报账结算,师资管理部门才准予报到上班。 
2.整理组卷 
1) 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,按问题进行整理,同一问题组成一案或数卷。 
2) 对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料,上级针对性管理文件,请示报告与批复,与国外往来信函等,按自然年度分别组卷;国内和国(境)外活动期间形成的材料,以及派出回国后的综合性材料,按活动内容组卷;
3) 卷内密不可分材料排序规则:正件在前、附件在后,印件在前、原稿在后,批复在前、请示在后。
4) 拆除卷内文件中的金属物,对破损的文件材料进行修补。 
5) 外事文件材料,装订成卷装盒保管。 
6) A4为标准纸型规格。幅面大于卷皮的文件材料用手风琴式折叠。配套声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状另行专类专柜保管,须要标明相应文字材料档号作为参照号。 
7) 文字页面定位。装订成卷的外事材料,无论单面或双面,只要有书写符号面,每面均为一页,每卷页号从1 开始,页号位置在非装订线一侧的上角。以,以件为单位装盒(袋)装保管的外事材料,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,逐项填写。 
8) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整,应准确地概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。其中,责任者、内容、文种可集中罗列。中文案卷标题控制在50个字符之内,外文案卷标题控制在100个字符之内。 
9) 借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与所在案卷的实体分类号一致;件号:卷内文件先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号;责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者;题名:即文件标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。同时,将对应的电子全文上传到档案管理系统中;日期:文件的形成时间,可在数据库中选择完成。
10)检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
11) 填写备考表。其中,本卷情况说明,是对案卷内文件材料的完整、准确程度、损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表上注明;立卷人,由组成本卷的责任者签名;检查人,为立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。 
12) 外事管理部门须按规定,划定卷内文件的保管期限和密级。
13)  采用“四孔一线”法装订案卷。边孔位置距上、下纸边为5cm,距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。卷内文件以左侧和下边对齐为宜。
3. 归档验收 
1) 交接档案必须履行手续。移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应拒绝接收,要求限期补正。 
2) 移交材料: 档案实体、移交目录封面及领导反馈意见(从档案馆主页下载)移交目录(即竖版“案卷目录”)一式两份,全引目录一式一份。 
3) 外事档案在次年5月底前归档。 
 
四、外事档案的管理 
1. 分类编号 
1) 按《中国档案分类法—教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号(可从档案管理系统中选择)。 
2) 外事档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号 
编号模式: 20XX—WS00—1..n
20XX ---年度号,年度按自然年度,留学生按入学的年度(“级”); 
WS ---外事档案一级类目代号,00----外事档案二级类目代号;
1..n ---案卷号,案卷号按最下位类目流水。
2. 编目 
1) 档案部门整理合并电子数据后,打印案卷目录及全引目录。并按档号先后次序,为每个案卷实体编写档号。 
2) 每个档案装具脊背要标注档案号,位置下端距装具底边40毫米。 
3) 编制外事档案专题目录。 
3. 排架与保管 
1) 按档号顺序排架。 
2) 新建的库房,要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。 
3) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 
4) 库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
5) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 
6) 案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。 
7) 案卷应依档号顺序排放,库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
8) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
4. 鉴定和销毁 
1) 档案部门要按规定进行鉴定 
2) 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已期满的档案进行鉴定。 
3) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册, 经分管校长批准后,方可存毁。 
4) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5. 统计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市主管部门的要求,及时报送各种报表。 
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。 
 
五、外事档案的开发利用 
1. 档案馆(室)应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。 
2.  借阅 
1) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。 
2) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。 
3) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。 
3. 咨询服务与编研交流 
1) 指导利用者使用各种检索工具,了解各种检索方式,认真回答利用者提出的问题。 
2) 了解和掌握本单位外事活动状态,定期编制外事档案汇编和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。 
3) 加快数字档案建设,尽快实现计算机汇编与深层次开发档案信息功能,提高外事档案服务功能。
 
六、外事档案工作岗位责任制 
1. 分管外事工作的校领导职责 
1) 组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策,把档案工作列入工作计划. 
2) 定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。 
2.与外事活动有业务联系的各部门领导职责 
1) 重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行。 
2) 按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。 
3.学校外事管理部门领导职责 
1) 制定和健全外事工作管理制度,确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督各部门执行。 
2) 指导本部门专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质的提高。 
3) 指导、监督按外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷,按期向学校档案管理部门移交。 
4) 指导外事档案的鉴定工作。 
4.外事管理部门专(兼)职档案员职责 
1) 在部门负责人的领导下,作好外事档案材料的平时积累工作。 
2) 会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确,经检查合格后再办理移交手续。 
3) 将收集、积累的外事文件材料,整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向档案馆(室)移交。 
4) 完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。 
5.  学校档案部门职责 
1) 根据国家有关档案工作的政策和法规,制定本单位外事档案工作各项管理制度。 
2) 监督、指导、检查、协助外事部门作好科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作,检查验收外事档案是否完整、准确和系统。 
3) 负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。 
4) 积极开发利用外事档案资源,充分发挥其作用。 
5) 遵守国家有关法规,保证外事档案的安全。 

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