立卷规范
仪器设备档案立卷规范
2014-12-09
一、仪器设备档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2.  凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机材料均属仪器设备档案。 
3.  设备档案必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全。 
4.  设备档案是国家的重要技术储备,是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。
 
二、仪器设备档案归档范围的确定
1.  确定的原则
1)  归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2) 归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。 
3)  归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。 
4) 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,均须归档。  
2.  归档的主要内容和重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围与保管期限表》。
2) 归档的重点是仪器设备项目(价值10万元以上)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。 
3) 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。 
3. 不归档的文件材料 
1) 上级普发(非专指本校)、不办的文件。 
2) 未定稿的管理性文件材料。 
3) 未生效的合同、协议书。 
4) 重份文件、校内单位发来的文件。 
5) 无查考价值的一般性函件。 
6) 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传晶。 
 
三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程 
1. 设备文件材料的形成与积累 
1) 学校设备招标采购办与资产管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)档案员集中管理本校的设备文件材料。
2) 从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口资产管理部门负责收集、积累,过程结束立卷后移交档案部门。
3) 设备保管使用部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累,并及时整理登记,移交资产管理部门归档。 
4) 重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字,并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。 
5) 建立档案分室的单位,其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作,并按要求向学校档案部门移交案卷目录。 
6) 学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。 
7) 使用设备单位的档案工作负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,并要求科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确,定期向学校设备管理部门移交。
8) 设备文件材料,必须用黑、蓝色水笔书写,严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整,图样清晰。 
9) 设备文件材料归档一份。 
2. 整理组卷 
1) 坚持由学校设备招标与资产管理部门立卷原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,学校设备招标与资产管理部门的专(兼)职档案员,应及时将形成的设备招标与管理文件材料整理组卷归档。 
2) 根据设备文件材料的形成规律以及内容、价值、数量和载体形式等实际情况,坚持文件之间有机联系和便于查找利用的组卷原则,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。每卷以200页、厚度以2CM为宜。 
3) 将最能反映设备购置概况的文件材料如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成的案卷,排放在每项设备材料集之首,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。 
4) 设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明对应纸质载体参见号。 
5) 卷内文图材料排序规则:文字材料在前,图表在后。 
6) 拆除卷内文件中的金属物,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中专用文件夹,可以保持原状。 
7) 设备文件材料采用装订成卷装盒保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。 
8) 页面编号定位。设备文件无论单面或双面,只要有书写文字面,每面均为一页,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的上角。对不装订卷,在每份文件的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。 
9) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整、简明、准确,应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”。 仪器设备项目的案卷标题,必须要反映出仪器设备名称。外文案卷标题控制在100个字符以内,中文案卷标题控制在50个字符之内。
10) 借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致; 件号:卷内文件排列先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号; 责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者; 题名:即文件标题,照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号,同时,将对应电子全文一同上传到档案管理系统中; 日期:文件的形成时间,可在数据库中选择完成。 
11)检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
12) 填写卷内备考表。本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人,由组成本卷的责任者签名。检查人,为立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。
13) 确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为30年保管,设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,随设备而存在,保管期限定为与设备共存。 
14) 采用“四孔一线”法装订案卷。边孔位置距上、下纸边为5cm, 距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。 
15)仪器设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,仪器设备档案文件材料原则上无密级。 
3. 归档验收 
1) 移交档案时,交接双方必须当面检查验收。检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,装订是否美观,标题是否确切。凡不符合规定要求者,接收人有权拒绝接收,并限期改正补交。 
2) 仪器设备档案的综合材料,在次年五月底之前归档;仪器设备项目档案,在设备验收完毕投入使用后两个月内归档,引进设备在索赔期满后两个月内归档。 
3) 移交材料:档案实体、移交目录封面及领导反馈意见表(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”)一式两份,全引目录一式一份,双方履行清点签字盖章手续,办理交接。 
 
四、设备档案的管理 
1. 分类编号 
1) 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号(从档案管理系统中选择)。 
2) 根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,编制用于档号的二级类目代号简表。 
3) 仪器设备档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号 
编号模式:20X X—SB00—1~n
20X X ---年度号,年度用仪器设备购置的年度 ;
SB ---仪器设备类档案一级类目代号,00 ---仪器设备类档案二级类目代号;
1~n ---案卷号案卷号按最下位类目流水。
2.  编目 
1) 档案部门对接收的案卷,分类整理合并数据库后,打印档案案卷目录及全引目录作为手工检索工具,配合计算机检索。 
2) 按照案卷目录,为每个案卷实体编写档号,并在档案装具脊背标注档号,标签下沿的位置距装具底边40毫米。 
3) 定期或随时备份数据,以保证电子信息的安全。 
3.排架与保管
1) 新建的库房,要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》。对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。 
2) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 
3) 库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
4) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 
5) 案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。 
6) 案卷按档号顺序,在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。 
7) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
8) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
4. 鉴定和销毁 
1) 档案部门应按规定进行鉴定,并结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。 
2) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册,经分管校长批准后方可存毁。 
3) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5. 统计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校主管部门的要求,及时报送各种报表。  
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。 
 
五、设备档案的开发利用 
1.  档案馆(室)应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。 
2. 借阅 
1) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定,办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收取服务费。 
2) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。 
3) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。 
3.咨询服务与编研交流 
1) 指导利用者使用各种手工检索工具,回答利用者提出的问题。 
2)了解和掌握本单位设备和技术状态,定期编制设备档案目录和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。为设备管理部门作参谋。 
3) 努力提高档案人员的业务素质,发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势,充分发挥学校设备潜力,提高设备利用率,提高经济效益。 
 
六、设备档案工作岗位责任制 
1.分管档案工作的校领导职责 
1) 重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立,并要求认真执行。把设备档案工作列入学校设备工作计划,在经费、用房、设备、人员配套及专(兼)职档案人员工作条件方面提供支持。 
2) 定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。
2.资产管理部门主管档案工作领导职责 
1) 制定和健全有关的设备管理制度,确保设备档案工作纳入设备计划、采购、管理工作之中,并监督本部门及各使用部门执行。 
2) 指导专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和人员素质的提高。 
3) 指导设备档案的鉴定工作。 
3.学校档案部门职责 
1) 根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定本校设备档案工作各项管理制度。 
2) 指导、监督、检查、协助设备档案兼职人员做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查验收档案是否完整、准确和系统。 
3) 负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等项业务工作。 
4) 积极组织开发利用设备档案资源,充分发挥其作用; 
5) 遵守国家有关法规,保证设备档案机密和档案安全,维护本校的合法权益。 
4. 设备使用部门主管档案工作领导职责 
1) 建立健全本单位设备技术材料的保管制度,确保设备材料的完整、准确、系统,检查督促使用设备人员坚持作好设备使用、维修、检修工作记录,并使之制度化。 
2) 指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查督促有关人员送交学校资产管理部门组卷归档。
5.专(兼)职档案人员职责 
1) 督促科技人员形成和积累设备文件材料,并定期收集; 
2) 按设备计划,采购供应工作的程序,形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后,清点整理立卷,移交学校档案部门。 
3) 对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件,按规定整理后移交档案部门。 
 

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