立卷规范
基本建设档案立卷规范
2014-12-09
一、基建档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2. 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建类档案。 
3. 基建档案必须实行集中统一管理的原则,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 
4. 基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。 
5. 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证,每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。 
 
二、基建档案归档范围的确定 
1. 确定的原则 
1) 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 
2) 归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。 
3) 归档的基建文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有成套性。 
2. 归档的主要内容和重点 
1) 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。具体归档内容,参见《东北师范大学立卷单位归档范围和保管期限表》。 
2) 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。 
3. 不归档的文件材料 
1) 上级机关有关基建的普发性(非专指本校)、不办的文件。 
2) 正式施工前的草图,未定型图纸。 
3) 重份文件和重份图纸。 
4) 无查考价值的临时性、事务性文件。 
 
三、基建文件材料的部门立卷与归档流程 
1. 形成积累 
1) 学校基建部门专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。 
2) 基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时,布置形成积累基建文件材料的任务。 
3) 基建项目总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。 
4) 基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理。 
5) 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。 
6) 学校基建部门要检查设计和施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。 
7) 使用基建文件材料过程中,不允许随便更改。如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。 
8) 归档的基建文件材料,格式要统一,字迹工整,图象清晰。 
9) 归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。 
10) 归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良。 
11) 工程承包合同或施工协议中,要依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,做好施工记录、交工验收记录和签证等,编制好竣工图。 
12) 凡是重要和经常使用的文件材料,须配有副本。其它文件材料一般归档一份。 
13) 学校基建部门要定期检查和绘制本校的总平面图,以及水、电、气、通讯等管网图。 
2. 整理组卷 
1) 基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,兼职档案员着手本项目形成的归档材料的整理组卷工作。 
2) 根据基建文件材料的形成规律、保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对其内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。 
3) 归档材料的排序规则:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后;
图纸按图的类别序号排列,即:地质图、初步设计图、建筑(施)竣工图、结构(施)竣工图、水工图、电工图、气管图、更改图。 
4) 拆除卷内材料上的金属物,对破损的材料进行修补。 
5) 基建文字材料装订成卷保管;蓝图和底图大于卷皮(或盒)的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格装订成卷或按件装合保管;透明底图必须用缝纫机打图边后平放或卷放保管。 
6) 页面编号定位。无论单面或双面,只要有书写文字面,均作为一页编写页号,每卷页号从1开始,页号位置在有文字页面的非装订线一侧的上角。以件为保管单位的图纸,在每件图纸的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。 
7) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。其中,案卷标题要求结构完整,应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类,不得用“XXX文件材料”。单项工程的案卷标题中要反映出单项工程名称。责任者、内容、文种可集中罗列。案卷标题控制在50个字符之内。 
8) 借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致; 件号:卷内文件(或图纸)排列先后顺序的序号;文号(或图号):文件(或图)制发机关的发文字号(或图号); 责任者:形成该文件(或图)的单位或对该文件(或图)负有责任的署名者; 题名:即文件(或图)标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件(或图)内容的,可自拟标题,外加“[ ]”号。同时,将对应电子全文一同上传到档案管理系统中; 日期:文件(或图)的形成时间,可在数据库中选择完成。 
9) 检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
10) 填写卷内备考表。本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题,由档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人,由组成本卷的责任者签名。检查人,为立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。 
11)采用四孔一线法装订案卷。边孔位置距上、下纸边为5cm,距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。
3. 归档验收 
1) 基建项目在验收前,档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收,出具证明,否则不能组织工程竣工验收。 
2) 学校档案部门应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。 
3) 基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真审查与验收归档的档案材料。 
4) 学校基建部门应从基建总投资中扣留5%,作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后返还。 
5) 移交材料:档案实体、移交目录封面及领导反馈意见表(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”),全引目录一式一份,双方履行清点签字盖章手续,办理交接。 
 
四、基建档案的管理 
1. 分类编号 
1) 按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号(从档案管理系统中选择)。 
2) 根据基建档案的内容构成和形成特点。编制用于组成档号的二级类目代号简表。 
3) 基建综合档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号 
基建项目档案档号=JJ00+单项工程项目名称+案卷号 
编号模式: 20XX—JJ00—1~n 及 JJ00—单项工程项目名称—1..n
20XX ---年度号,综合管理材料用自然年度,项目用竣工年度;
JJ ---基建类档案一级类目代号,00 ---基建类档案二级类目代号;
1..n ---案卷号,案卷号按最下位类目流水。
2.  编目 
1) 档案部门对接收的案卷,分类整理合并数据库后,打印案卷目录及全引目录,作为手工检索工具,配合计算机检索。 
2) 按照案卷目录,为每个案卷实体编写档号,并在档案装具脊背贴标注档号,标签下沿距装具底边40毫米。 
3) 定期或随时备份数据,以保证电子信息的安全。 
3. 排架与保管 
1) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 
2) 库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
3) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 
4) 案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。 
5) 将案卷按档号顺序,在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。 
6) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
7) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
4. 鉴定和销毁 
1) 档案部门应按规定进行鉴定,并结合国家有关保管期限原则规定,对已期满的档案进行鉴定。 
2) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。 
3) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5.  统 计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校主管部门的要求,及时报送各种报表。 
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。 
6. 档案补充与修改 
1) 基建文件材料归档后,在改建、维修中所产生的基建文件材料,基建部门应随时整理,向档案部门补充归档。 
2) 对已归档的基建文件材料需要更改时,必须填写更改审查清单,经基建部门分管负责人同意。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。 
3) 档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。 
 
五、基建档案的开发利用 
1.  借阅 
1) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。 
2) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。 
3) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。 
2. 利用服务与交流宣传 
1) 指导利用者使用计算机查询及各种手工检索工具,回答利用者提出的问题。 
2) 定期编制基建档案内容摘要等专项内容介绍,在单位内部提供利用,并有选择地进行外部交流。 
3) 充分发挥基建档案的法律凭证作用,为保护房地产等权益提供凭证。 
4)注意收集、登记利用基建档案后取得的社会、经济效益,并将实例汇集成册,印发宣传。 
5)积极开展跟踪服务,提高档案信息资源的服务效用。 

六、基建档案工作岗位责任制 
1. 分管档案工作的校领导职责
1) 组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规,把档案工作列入本单位的发展计划,在经费、库房、设施和人员配备等方面为档案工作的长足发展提供保障。 
2) 定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。 
2. 基建部门主管档案工作的领导职责 
1) 会同档案部门编制基建档案工作的长远规划和年度计划,制订和健全有关的管理制度。 
2) 把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中,并监督本部门执行; 
3) 定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步。 
4) 项目结束后,组织收齐基建档案,审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求。 
5) 提出基建档案的案卷保管期限和密级。 
6) 参加基建档案的鉴定工作。 
3.  学校档案部门职责 
1) 贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规,制定本单位基建档案工作各项规章制度。 
2) 监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作。 
3) 负责基建档案的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作。 
4) 积极组织开发基建档案信息资源,充分发挥其作用。 
4.  基建部门专(兼)职档案人员职责。 
1) 负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统 
2) 根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。 
3) 归档案卷要组卷合理,编写页号准确,卷内目录、备考表、案卷目录填写、著录清楚,案卷标题简明扼要。 
4) 接受档案部门的业务指导和监督检查,按规定时间向档案部门归档; 
5) 参加业务学习,提高工作水平。 
 

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