立卷规范
科学技术研究档案立卷规范
2014-12-09
一、科研档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2. 凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案 
3. 科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。 
4. 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。 
5.  把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。 
 
二、科研档案归档档范围的确定 
1. 确定的原则 
1) 归档的科研管理、和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 
2) 归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。 
3) 归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。 
4) 几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持、单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。 
5) 与国外合作的研究课题,经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。 
2. 归档的主要内容和重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围与保管期限表》。 
2) 归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。 
3) 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。 
3. 不归档的文件材料 
1) 上级有关科研的普发的(非专指本校)、不办的文件。 
2) 上级有关科研的末定稿的文件,未生效的合同、协议书。 
3) 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。 
4)重份文件。 
5) 无查考利用价值的事务性、临时性文件。 
6) 非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件。 
7) 校内其他单位发来的文件。 
8) 与校外单位交换来的材料。 
以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料自存。 
 
三、科研文件材料的部门立卷与归档流程 
1. 形成积累 
1) 项目(课题)组长在制订和讨论工作计划安排时,向项目(课题)组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。 
2) 学校科研管理部门和各项目(课题)组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 
3) 归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一,图样清晰,签字手续完备。 
4) 科研文件材料归档一份。 
2. 整理组卷 
1) 坚持实行学校科研管理部门和项目(课题)组联合立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持整理后,移交学校科研管理部门。学校科研部门的兼职档案员将形成积累的全部科研文件材料,按要求汇总整理成卷。 
2) 根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究项目(课题)的材料进行系统整理,视其材料多少,可以一题一卷或一题数卷。 
3) 内容密不可分的科研文件材料排序规则:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。 
4) 拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。 
5) 科研归档文件材料,用线装订成卷,也可根据实际情况采用袋、盒(夹)等方式保管。 
6) 科研管理文件材料,按要求组卷装订成册。 
7) 文字页面编号定位。无论单面或双面,只要有书写文字面,均应一面编写一个页号,每卷页号从1开始,页号位置在非装订线一侧的上角。不装订卷的科研文件材料,以件为单位,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。 
8) 对密不可分的配套的声像载体材料,应分别组卷专柜保管。致,并按《东北师范大学声像声像载体档案工作规范》要求处理,必须标明文字材料的档号作为参照号。
9) 项目(课题)组要提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。 
10) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整、简明、准确,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”。 科研项目的案卷标题要注明科研项目名称。外文案卷标题控制在100个字符以内,中文案卷标题控制在50个字符之内。 
11) 借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致; 件号:卷内文件排列先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号; 责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者; 题名:即文件标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。同时,将电子全文一同上传到档案管理系统中; 日期:文件的形成时间,可在数据库中选择完成。 
12)检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
13) 填写卷内备考表。本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 案卷立好后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人,由组成本卷的责任者签名。检查人,为立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。 
14) 采用“四孔一线”法装订案卷。边孔位置距上、下纸边为5cm, 距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。
3. 归档验收 
1) 学校科研管理部门负责将管理性文件及科研项目全套材料向校档案馆移交归档。 
2) 归档时间
 Œ 研究项目(课题)在鉴定验收后两个月内归档。 
    暂不申报或中断、停止的研究项目(课题),在项目(课题)结束或中断、停止后两个月内归   档。 
   Ž 综合管理材料在次年的5月底前归档。 
    归档时,档案部门应进行审查、验收。凡归档不完整、不齐全者、不符合立卷要求的,档案部门有权拒绝接收并限期补全、改正。 
3)移交材料: 档案实体、移交目录封面及领导反馈意见表(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”)一式两份,全引目录一式一份,双方履行清点签字盖章手续,办理交接。 

四、科研档案的管理 
1. 分类编号 
1) 按《中国档案分类法教育档案分类表》进行分类标引、给出检索分类号(可从档案管理系统中选择)。 
2) 根据科研档案的内容和学科特点,编制用于组成档号的二级类目代号简表。 
3) 科研档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号 
编号模式: 20X X—KY00—1~n 
20X X ---年度号,综合类用自然年度,项目用完成年度;
KY ---科研类档案一级类目代号,00 ---科研类档案二级类目代号;
1~n ---案卷号,案卷号按最下位类目流水。
2. 编目 
1) 档案部门对接收的案卷,分类整理合并数据库后,打印案卷目录及全引目录作为手工检索工具,配合计算机检索。 
2) 按照案卷目录,为每个案卷实体编写档号,并在档案装具脊背贴标注档号,标签下沿距装具底边40毫米。 
3) 定期或随时备份数据,以确保电子信息的安全。
3. 排架与保管
1)新建的库房,要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》。对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。 
2)库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 
库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
3) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。 
4)案卷按档号顺序,在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。
5)案卷入库时,应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、依档号顺序排列。 
6) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
7) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
4.  鉴定与销毁 
1) 由课题组、科研管理部门和档案馆(室)三结合小组,根据科研档案科学价值,以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用,进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究项目(课题)档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。 
2) 对研究项目(课题)档案进行整体鉴定,以整套研究项目(课题)档案为单元,按项目(课题)的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值,划分重大、重要、一般三级。 
Œ 属于重大级研究项目(课题)档案主要是指:国家和各部、委下达的重要研究项目,以及重要的国际合作项目的档案;获得国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖(含二等奖)的项目档案;对自然现象(如天文、地震、药物、疾病等)的系统观测和资源、疾病等的调查、考察中积累的重要基础档案资料。 
 属于重要级研究项目(课题)档案主要有:国家各部门和省下达的较重要的研究项目,以及一般国际合作项目的档案;获得各部委、省级三等以下科技成果奖(含三等)的档案;属国家级、部级重大研究项目,因故中断研究,但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。 
3) 确定具体案卷的保管期限,以每个案卷为单元,根据附件一结合不同学科专业、不同类型科研工作的特点,确定卷内文件的保管期限。 
4) 对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。 
5) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5. 统计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校主管部门的要求,及时报送各种报表。 
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。 
6. 档案的补充与修改 
1) 科研管理部门和项目(课题)组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关项目(课题)档案的案卷保管期限进行调整。 
2) 对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经所、室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意。未经批准,严禁修改已归档的科研文件材料。 
3) 档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。 
五、科研档案的开发利用 
1.  档案馆(室)应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。 
2. 借阅 
1) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。 
2) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。 
3) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。 
3. 咨询服务与宣传交流 
1) 指导利用者使用计算机检索技术及各种手工检索工具,回答利用者提出的问题。 
2) 根据科研工作需要和条件的可能,选择若干重点研究项目(课题),主动介绍有关档案材料,进行定题跟踪服务。 
3) 了解与本单位有关的技术市场动态,积极为开拓技术市场提供服务。 
4) 定期编制科研档案专题目录或内容摘要,在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。 
5) 充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。 
6) 根据科研和管理工作的需要,积极创造条件,编辑各种形式的参考资料,如档案文摘,科技成果简报、论文汇集、专业数据、汇编、专题资料等,为利用者服务。 
7) 注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益、并将实例汇集成册,印发或上网宣传。 
8) 在科研档案的利用开发中,必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。 
9) 加快档案数字化建设,实现计算机汇编和专项编研业务,提高开发利用档案信息资源能力 。

六、科研档案工作岗位责任制 
1. 分管档案工作校领导的职责 
1) 组织贯彻国家和本校有关档案工作的方针政策、法律法规,把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中,在经费、库房、设施和人员配备等方面为科研档案工作的长效发展提供保障。 
2) 定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。 
2. 科研管理部门主管档案工作领导职责 
1) 将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划中。 
2) 制定和健全有关的管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。 
3) 催促项目(课题)负责人、专(兼)职档案员按规定及时将应归档的文件材料归档。 
4) 支持档案部门的工作,关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。 
5) 组织参加科研档案组卷质量及保管情况的检查。 
6) 指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。 
3. 学校档案部门职责 
1) 根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定本单位科研档案工作的各项管理制度。 
2) 监督、指导、检查、协助兼职档案员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。 
3) 负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。 
4) 积极组织开发科研档案信息资源,充分发挥其作用。 
5) 遵守国家关于科技保密的规定,保证科技机密及档案的安全,维护本单位和科技人员的合法权益 
4. 项目(课题)组长职责 
1) 主持研究项目(课题)科研文件材料的整理和向学校科研管理部门归档工作,提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务。在课题结束后,组织收齐并系统整理 ,做到符合完整、准确、系统的要求。 
2) 提出科研档案案卷保管期限和密级。
3)向学校科研管理部门办理移交手续。 
5. 学校科研管理部门兼职档案员职责 
1) 认真作好科研管理性文件的平时积累、分类、管理工作。 
2) 督促各项目(课题)组按时归档,并检查其归档材料是否完整,分类、整理是否符合归档要求。 
3) 将收集、积累的文件材料汇总、整理组卷装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐美观,并及时向学校档案馆(室)移交。 
 

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