立卷规范
教学档案立卷规范
2014-12-09
一、教学档案工作的基本原则 
1.  我校实行实体档案与电子档案同步归档制度。各立卷单位应配备扫描仪和照相机等设备,为全文数字化处理作好技术保障。
2.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
3. 教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是高等学校档案的主体、核心和重点 。
4. 教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。 
5. 教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步。 
6.各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案干部,统一管理本部门的教学文件材料,并按期向档案部门办理移交。 
7.努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。 
8. 逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。 
9.要把教学档案工作列入本校教育发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证,每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。 
 
二、教学档案归档范围的确定 
1. 确定的原则 
1) 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 
2) 归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。 
3) 归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 
2. 归档的主要内容和重点 
1) 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围参见《东北师范大学立卷单位归档范围与保管期限表》。 
2) 归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 
3.  不归档的文件材料 
1) 上级有关教学的普发的(非专指本校)、不办的文件。 
2)上级有关教学的未定稿的文件。 
3) 重份文件。 
4) 无查考利用价值的事务性临时性文件。 
5) 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件。 
6) 校内其他单位发来的文件。 
7)与校外单位交换来的材料。 
以上不归档材料如认为必要,可作资料自存。
 
三、教学文件材料的部门立卷和归档流程 
1.  每年新学年开始后,由分管档案工作的校领导向各院、处部署新学年档案工作时,同时向院(处)兼职档案员布置形成积累教学文件材料的任务。 
2.  院(处)兼职档案员按本单位归档范围表,分类积累教学文件材料,并定期进行整理。
3.  档案馆(室)随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。
4.  归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。
5.  教学档案材料一般归档一份。
6. 整理组卷 
1) 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由各学院(所)及教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料立卷向档案部门归档。 
2) 根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。相同内容的文件材料组成一卷;同一内容的文件材料数量较多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页,厚度2CM为宜;对问题单一、文件较少者,可将内容相近的几个问题的文件材料合为一卷;对不便合并的文件材料,也可按不同内容分别组成薄卷;研究生学位评审材料、学籍表、成绩及毕业登记表,按人头组卷。 
3) 在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件可按永久、30年、短期顺序排列。 
4) 卷内密不可分的文件材料排序规则:正件在前、附件在后,印件在前,定稿在后,批复在前、请示在后的要求排列。 
5) 拆掉卷内材料上的金属物,对破损的文件材料进行修补。 
6) 凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。 
7) 每卷内材料大小相同,以A4为标准版。图件按文件规格叠成手风琴式,图名、图签折叠。
8) 文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号作为参照号。 
9) 文字页面编号定位。无论单面或双面,只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的上角。以件为单位的不装订卷,应在正面右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。 
10) 拟写案卷标题,借助“档案管理系统”完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、文件种类。除会议文件外,不得用“XXX文件材料”。责任者、内容、文种可集中罗列,案卷标题控制在50个字符之内。 
11) 借助“档案管理系统”著录卷内文件目录。其中,实体分类号与其所在案卷的实体分类号一致; 件号:卷内文件排列先后顺序的序号;文号:文件制发机关的发文字号; 责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者; 题名:即文件标题,应照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。同时,将对应的电子全文一同上传到档案管理系统中;涉及学生个人单份材料的,文件标题和责任者中要反映出学生姓名,“其他责任”项中反映培养院(系); 日期:文件的形成时间,可在数据库中选择完成。
12)检查著录及上传全文正确无误后,向档案部门索取案卷号,打印目录、封面及备考表。
13)填写卷内备考表。本卷情况说明,应填写卷内文件完整、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;案卷立好后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。 立卷人,由组成本卷的责任者签名。检查人,为立卷单位主管档案工作负责人,即对案卷质量进行审核的责任者签名。
14)文件形成部门提出每个案卷的密级,会同档案馆(室)确定。
15) 采用“四孔一线”法装订案卷。边孔位置距上、下纸边为5cm, 距左侧纸边1.0-1.5cm ,以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。 
7. 归档验收 
1)  移交档案时,交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定要求者,接收人有权拒绝接收,并限期改正补交。 
2)  移交材料: 档案实体、移交目录封面及领导反馈意见表(从档案馆主页下载)、移交目录(即竖版“案卷目录”)一式两份,全引目录一式一份(注:研究生学位档案用“论文题目汇编”代之),双方履行清点签字盖章手续,办理交接。 
3)  各学院(研究所、中心)研究生在校期间形成的全部材料,于毕业当年的10月底前归档;各学院本科教学分室、研究生教学其它材料、党政工团和教授委员会会议记录,在12月底前完成前一学年形成材料的立卷归档;机关教学管理文件在次年5月底前归档;
 
四、教学档案的管理 
1.分类编号 
1)  按《中国档案分类法教育档案分类表》进行分类标引(可从档案管理系统中选择)。 
2)  根据教学档案的内容和特点,编制用于组成档号的二级类目代号简表。 
3)  教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 
        编号模式:20X X—JX00—1~n 
20X X ---年度号,属于教学管理内容的采用自然年度,其余可采用教学年度,涉及学籍问题的,可采用入学时的年度(“级”)或毕业时的年度(“届”);
JX ---教学类档案一级类目代号, 00 ---教学类档案二级类目代号; 
1~n ---案卷号,案卷号按最下位类目流水。
2. 编目 
1) 档案部门对接收的案卷,分类整理合并数据库后,打印党、政档案案卷目录及全引目录、专题等目录,作为手工检索工具,配合计算机检索。 
2) 按照案卷目录,为每个案卷实体编写档号,并在档案装具脊背标注档号,标签下沿距装具底边40毫米。 
3) 定期或随时备份数据,以确保电子数据的安全。 
3. 排架与保管
1) 新建的库房,要基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》。对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。 
2) 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 
3) 库房标准温度为14—24~C,标准相对湿度为45—60%。 
4) 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。  
5) 将案卷按档号顺序,在档案柜内依次自上而下,从左到右竖立排放。 
6) 与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案,按《声象载体档案工作规范》的有关条款处理。 
7) 案卷入库时,应检查帐、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体,依档号顺序排列 。
8) 库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。 
9) 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。 
4. 鉴定与销毁 
1) 档案部门应按规定进行鉴定,并结合国家有关保管期限原则规定,对已期满的档案进行鉴定。 
2) 在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度的档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册。经分管校长批准后,方可存毁。 
3) 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。 
5. 统计 
1) 档案部门要确定专人负责统计。 
2) 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按部、省、市、校主管部门的要求,及时报送各种报表。 
3) 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。 
6. 档案的补充与修改 
1) 各学院(研究所、中心)、各处(办)随时将收集到的教学文件材料,整理后向档案馆(室)补充归档。档案馆(室)相关人员,应及时将补充材料插入卷内相应的位置,并在档案管理系统中补充著录目录。 
2) 凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准;未经批准,不得修改任何文件材料。 
 
五、教学档案的开发利用 
1. 借阅 
1) 档案馆(室)应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。 
2) 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记表》,对校外单位和有关人员还应参照国家规定收费。 
3) 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留馆(室)存查。 
4) 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。 
2. 利用服务与编研宣传 
1) 指导利用者查找、利用档案,解答有关问题。 
2) 根据本校教学需要,开展定题跟踪服务。 
3) 编辑各种各种形式的参考资料,如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文题目汇编等,为领导和师生服务。 
4) 注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益,并将实例汇编成册,印发或上网宣传。 
5) 积极创造条件,开展复印、打印和专题检索等项服务。 
 
六、教学档案工作岗位责任制 
1.  分管教学工作的校领导的职责 
1) 组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策,把教学档案工作列入本校工作计划,在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。 
2) 定期检查、研究和解决教学档案工作中存在的实际问题。 
2.   教学管理部门领导的职责 
1) 制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督本部门执行。 
2) 加强与学校档案部门联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。 
3) 对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求,并帮助他们解决实际困难。 
3. 学校档案部门职责 
1) 认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,制订本校教学档案工作各项管理制度并付诸实施。 
2) 督促、指导和检查全校教学档案工作,验收各部门移交的教学档案。 
3) 按照《东北师范大学教学档案工作规范》,要求做好教学档案的各项业务工作。 
4)努力开发教学档案信息资源,充分发挥其作用。 
5) 积极开展教学档案理论研究,参加各种学术活动,不断提高工作质量。 
6) 组织全校专(兼)职教学档案员的业务学习,经验交流。 
4. 各部门专(兼)职教学档案人员职责 
1) 做好本单位教学文件材料的形成积累工作。 
2) 将收集、积累的文件材料整理组卷装订或按件装袋,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向学校档案馆(室)移交。 
3) 做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。 
4) 负责收集典型教案,集体备课记录、试题、试卷、课表等材料,及时立卷归档,自行管理。 
 

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