立卷规范
综合档案归档暂行规定
2014-12-09
一、归档依据
根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》、《电子公文归档管理暂行办法》和国家档案管理实施法规、条例,以及《东北师范大学档案工作规范》等规章制度为依据, 重新修订本规定。

二、归档范围
东北师范大学从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录都属于归档范围。包括:党政档案、教学档案、科研档案、基本建设档案、仪器设备档案、出版档案、外事档案、财会档案、声像档案、实物档案、物业档案、社保档案、人物档案和资料。具体范围,可参见《各单位归档范围与保管期限表》。

三、归档要求
1. 学校各学院(研究所、中心)、各部(处)、直附属单位均为档案的立卷部门,应根据本单位历年文件材料形成规律,分类立卷,编制类目。
2. 保证档案实体与上传电子信息的完整性、准确性和挂载的对应性;保证电子信息挂载的可识别性。收文发文均挂载扫描文件;实物个件挂载拍照件;本单位形成的无字号的归档材料,直接挂载电子文档。
3. 保证电子文件与纸质文件同步立卷,内容一致。要求案卷标题拟写确切,卷内文件著录及全文挂载无误。
4. 打印前,检查著录及上传信息的正确性。准确无误后,方可向档案馆指导人员索取案卷号进行批量编排,打印装订。
5. 归档时间
1)各单位当年的综合性文件材料,在次年的5月底之前,按立卷要求向档案馆移交归档;
2)科研项目,在结项验收后的两个月内向档案馆移交归档;
3)基建项目,在结项验收后的三个月内向档案馆移交归档;
4)实物个件,在获得后的两周内向档案馆移交归档;
5)人物档案,即时收集即时立卷归档;
6)声像载体材料,在拍摄、制作完成后的一个月内向档案馆(室)移交归档;
7)社保和物业材料,在办理完后的二个月内向档案馆移交归档; 
8)“三重”档案(重大活动、重大事件、重大项目),即时收集,及时归档;
9)各学院(所、中心)研究生个人学位材料,在学生毕业当年的10月底前移交归档;
10)各学院本科教学分室、研究生教学材料、党政工团和教授委员会会议记录,在12月底前完成前一学年形成材料的立卷归档; 
11)各综合分室,在11月底之前完成立卷归档,并向档案馆移交归档目录。

四、制约措施
学校档案馆可根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规文件的规定,实行安全责任追究制,违反规定的提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任。
对于归档及时和归档完整的部门及个人,进行表扬和年底网上公示;对未按规定及时归档,经档案部门催档后仍拖延不归的,进行批评,采取年底档案工作情况网上公示,情况严重的,提请学校有关主管领导及上级主管部门处理。
 

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