立卷规范
电子文件归档与管理暂行规定
2014-12-09
一、归档范围
凡是我校在计算机及网络环境中生成的教学、科研、管理、群团活动记录,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的具有凭证和利用价值的电子文件及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括:
1)文本文件:指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
2) 图像文件:指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
3) 图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
4) 影像文件:指用视频设备获得并经计算机处理的文件。
5)声音文件:指用音频设备获得并经计算机处理的文件。
6)多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。
7)计算机程序:指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。
8)数据文件:指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
 
二、基本要求
1)具有真实性。指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
2)具有完整性。指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损,以确保其不散失、不损毁、不失真。
3)具有有效性。指电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
4)实行逻辑归档。指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
5)归档元数据。指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
6)归档的电子文件,应与其他门类和载体的档案实体对应,应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存,应在内容及相关描述上保持一致,并且要确保电子文件能有效机读。
7)在"无纸化"办公系统中产生的电子文件,应采取严格的安全措施,随时备份,存储在能够脱机保存的载体上,保证电子文件的安全性。
8)对于不能直接上传档案数据库的电子文件,推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体,归档电子文件要一式三套,套别用符号表示分别为:A、B、C。
 
三、格式要求

1)文本文件收集时应统一将其转换为WORD文档、TXT文档或XML文档。
2)静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG。
3)影像文件收集时应按MPEG2方式压缩。
4)声音文件收集时应统一转换为MP3格式。
5)自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。
6)归档的电子文件如果采用不符合本规范要求的格式,收集时应转换成本规范要求的格式。如无法转换,则应将相关软件一并收集。
 
四、责任分工

文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记,确保其真实性、完整性、有效性和安全性,并定期向档案馆归档(注:二级档案分室可自行管理);档案馆应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
 
五、接收检验及移交

1、要求:文件形成单位在移交电子文件之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率应达到100%。
2、检验项目:包括检查载体是否清洁,是否有划痕;检查电子文件有无病毒;核实电子文件的真实性、完整性和有效性。
3、移交手续:交接双方验收合格后,填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份,交接双方各保存一份。
 
六、归档电子文件的存储与保管利用
 1. 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中,几个归档年度的电子文件不应存储在一盘载体中。
2. 归档电子文件须一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。套别用符号表示分别为:A、B、C。
3. 对磁性载体每满2年,光盘每满4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。
4. 环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。
5. 存放时应远离强磁场,并与有害气体隔离。
6. 归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
7. 归档的密级电子文件的利用,应当遵守有关保密规定。
 
七、归档电子文件的鉴定销毁

 1. 归档电子文件的销毁鉴定,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
 2. 归档电子文件的销毁,应在办理审批手续后,方可实施。
 3. 属于保密范围的归档电子文件被销毁时,如存储在不可擦除的载体上,须连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。
 

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