省市法规
上海市档案信息化建设实施意见
2014-12-03

为了适应上海档案事业发展需要和上海城市信息化建设要求,贯彻市委、市政府提出的建设“数字上海”的精神,配合上海电子政务建设,根据《全国档案信息化建设实施纲要》和上海的具体情况,特制定本实施意见。

 

上海档案信息化建设的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,按照上海城市信息化建设的总体规划和要求,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化,进一步提高上海档案信息化水平,实现档案事业的跨越式发展,为上海改革开放和现代化建设提供一流的档案信息服务。

 

上海档案信息化建设的原则和方针是:根据统筹规划、分步实施、扩大利用、标准一致、安全保密的原则,以档案信息网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息开发利用为目标,重点突破,务求实效,使上海档案信息化与上海城市建设和国民经济与社会发展相适应。

 

上海档案信息化建设的目标和任务是:按照上海电子政务总体规划要求,实施电子档案工程;构筑“三网一库”的上海档案信息化建设基本框架;加强档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设和档案数字化建设,大力开发和推广档案管理应用系统,努力构建档案信息化所必需的标准化体系、安全保障体系、人才队伍体系和社会服务体系,促进上海档案信息化建设持续、快速、健康地发展,力争使上海档案信息化建设总体上达到国际先进水平。

       一、按照上海电子政务总体规划要求,加强档案信息化基础设施建设

 

(一)建设国际一流水平的上海档案信息化网络平台和档案信息资源总库。上海档案信息化网络平台建设要“三网并进”,依托局域网加强档案利用服务窗口建设,依托公务网加强上海档案目录中心建设,依托因特网加强档案信息网站建设。做到标准统一、功能完善、安全可靠、利用方便,初步实现档案信息利用的网络化。上海市档案馆新馆要成为上海档案信息化建设的示范和信息利用中心。

 

(二)建立档案计算机管理网络。到“十五”期末,上海市各级各类档案部门都要普遍运用计算机管理档案,档案部门的计算机普及率要达到100%。升级达标的档案室还必须具备规范的档案管理软件,并与本单位办公自动化和电子政务建设同步发展。

 

(三)进一步加强区县档案信息化基础设施建设。区县档案局馆要根据实际发展需要,配备和更新必要的信息化设备,建设和完善局域网,并纳入本区域的党委和政府信息管理系统,与区县公务网、政务外网、政府网站建设同步,并通过上海市公务网和上海档案信息网站与上海市档案馆档案信息中心互联互通,实现档案信息资源共享。

 

(四)建设各市级机关和各类档案馆信息共享体系。各市级机关,各专业、部门、企事业档案馆,要将档案管理系统及其网络建设纳入本系统、本单位办公自动化和业务管理系统,并通过上海市公务网和上海档案信息网站与上海市档案馆档案信息中心互联互通,实现档案信息资源共享。

 

(五)提高档案库房和其他档案业务基础工作的智能化管理程度。档案馆利用频繁的档案应逐步实行条形码管理。

            
          二、加快档案目录数据建设,建立上海档案目录中心

 

(一)加快档案目录著录速度,确保档案目录著录的数量和质量。到“十五”期末,全市各级各类档案部门的档案都要建立案卷级机读目录数据库,升级达标单位的档案部门都要建立文件级机读目录数据库。

 

(二)全市各级各类档案馆的重要全宗档案和专题文件目录逐步实现文件级目录机检,文件级机读目录数量要逐步超过案卷级目录条数。中心城区的区档案馆争取实现馆藏全部文件级目录机检。

 

(三)建立上海档案目录中心。到“十五”期末,上海目录中心目录数据总数达到1000万条。该中心要成为档案资源丰富,更新维护及时,信息交换畅通,查询服务便捷的全市档案目录查询和利用的中心。各级各类档案馆建立本地区、本系统的档案目录中心,并通过上海市公务网实现档案目录资源的共享。

 

(四)2003年开始,各市级机关向市档案馆移交属于进馆范围的档案时,须同时移交机读案卷目录,2005年开始,须同时移交机读文件目录。

 

(五)2003年开始,各市级机关每年归档的案卷和文件,都要在归档时,同时向上海档案目录中心报送一套机读案卷目录和机读文件目录。

 
          三、加强档案全文数字化建设,建立档案全文数据库和档案信息中心

 

(一)全市各级各类档案部门要积极稳妥地开展档案全文数字化工作,建立高质量的档案全文数据库和多媒体档案信息中心。上海市档案馆要进一步完善多媒体全文数据库功能和结构,加快档案全文数字化进程。至“十五”期末,馆藏照片、录音、录像档案全部数字化,馆藏重要全宗和专题文件逐步全文数字化,全文数字化数量将达1000万页。要进一步整合档案信息资源,建设数据仓库,逐步形成档案全文信息中心。

 

(二)建立区县档案馆馆藏档案全文数字化体系。浦东新区档案馆要在全市率先实现馆藏重要档案全文数字化,建设数字化档案应用示范基地。闸北、黄浦、长宁、静安等中心城区档案馆,以及有条件的专门、部门和企事业档案馆也要建立多媒体全文数据库及其档案全文信息中心。

 

(三)加快机关档案室全文数字化工作。到“十五”期末,各市级机关档案管理也要逐步建立全文档案信息管理系统,永久和长期保存的档案要逐步全文数字化。2005年开始,有条件的市级机关向市档案馆移交档案时,必须进行全文数字化处理,其数据纳入上海市档案馆档案信息资源总库。

 
          四、加强电子文件归档管理和电子档案接收工作

 

(一)依据《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》要求,制订《上海市电子公文归档与管理办法》,实施电子文件归档管理与电子档案工程。各级机关、团体和企事业单位档案部门要按照规范化要求,开展电子文件归档工作,加强分类指导,特别要针对电子文件的特点,进一步研究解决保真、保密和保存等问题,使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。

 

(二)加强电子文件归档管理的试点,使电子文件归档和电子档案接收工作与上海市电子政务建设同步。2003年,在市委宣传部、市府办公厅、市民政局、市统计局、市监狱局、华东师范大学和静安区政府等单位进行电子文件归档及管理试点工作。2004年,在全市推广电子文件归档管理相关标准和统一软件。

 

(三)研究和推广纸质文档与电子文档“双轨制”管理模式。从上海档案工作的实际出发,研制《办公自动化条件下纸质文件归档管理办法》,推广切合上海实际的文件整理新规则,进一步明确纸质文档管理范围,使纸质文档和电子文档管理做到优势互补,联系密切,综合利用。

 

(四)采用计算机及网络技术逐步完善电子政务环境下的电子公文归档与接收的运行机制和模式,建立现行电子公文接收、保管和利用中心。上海市档案馆利用公务网开展现行机关电子公文接收工作,制定电子公文网上在线实时归档和报送制度,构建网上电子公文接收平台,建立电子公文网上查询和阅览窗口。

 

(五)研究电子档案接收、保管、利用的技术方法和管理办法,完成国家档案局的《电子档案移交和接收进馆的技术与方法》科研项目,开展电子档案进馆试点工作并制定电子档案接收标准和管理办法。

 
         五、进一步推进档案管理应用系统建设

 

(一)研制和推广一批先进、实用的计算机辅助档案管理软件。按照“加强统筹规划,促进综合利用,避免盲目发展”的指导思想和“统一、通用、科学、标准、共享”的原则要求,在全市研制和推广应用一批先进、实用的计算机辅助档案管理软件。

 

(二)加强档案计算机管理系统与办公自动化管理系统的衔接和融合,建立文档一体的信息管理体系。档案部门要积极参与本地区本系统本单位的办公自动化应用系统建设,指导文档一体化应用项目建设,做好档案管理系统与电子公文管理系统的衔接。

 

(三)充分利用和发挥因特网档案网站的作用,使因特网档案网站成为宣传档案工作,开展档案信息服务的窗口。上海市档案局馆网站,既是市政府门户网站的组成部分,又是上海地区档案信息专业领域的门户网站。要将上海档案信息网站建设成为具有上海特点,档案特色,国际一流,国内领先的网站,为社会提供全方位,多层次,高效率的档案信息服务。

 

(四)至“十五”期末,各区县档案馆,各专业、部门、企事业档案馆和有条件的专业主管部门都要建立因特网档案网站,并不断加以完善,丰富网站内容,有计划地开放数据库,向社会提供网上查询和利用服务,进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。要逐步增加交互式的网上办事功能,并与上海市档案局馆网站相链接,构建上海公共档案信息网。

 

(五)加强社区档案信息化建设并与社区信息化建设同步。在社区信息化平台上研制和推广全市统一的社区档案信息化管理系统,按照上海社区信息化总体布置,至2005年,全市各街道和大部分居委会以及其他社区组织的档案部门都要普及档案信息化管理系统,提高社区档案信息化水平。

 

(六)加快信用档案数据库建设,逐步建立信用档案信息化管理体系。上海市档案馆要建立信用档案数据库,开辟信用档案专题目录的查询和利用,并指导和帮助相关部门和企业建立信用档案数据库,不断扩大数据来源和规模,扩大共享范围,为全市社会诚信体系的建立提供信用信息数据源。

 
          六、加强档案信息化保障体系建设

 

(一)档案信息化标准体系建设。贯彻落实国家档案局关于档案信息化的相关标准和规范,结合上海档案信息化建设和发展需要,制定相应的地方档案信息化标准。“十五”期间,上海档案信息化标准体系建设的主要任务是:为指导电子文件归档及管理工作,制定《电子文件归档细则》、《电子公文和档案元数据管理规范》等;为配合上海档案目录中心建设,制定《基于XML文书档案目录数据库结构与数据交换格式》、《档案机读目录格式》等;为加强全文数字化的指导和管理,制定《馆藏档案全文数字化技术与方法管理规范》;为确保电子档案的接收进馆,制定《电子档案移交与接收进馆标准》等。同时,研究、制定与这些标准、规范相配套的管理措施,组织推广实施。上海市档案局将会同上海市信息化委员会和有关部门对全市档案部门贯彻档案信息化相关标准与规范的情况进行专项档案执法监督检查和评比。

 

(二)档案信息安全保障体系建设。各级档案部门在加强档案信息化建设的同时,应把档案信息安全放在突出位置,确保管理系统和数据的安全、可靠,防止档案信息的失密、泄密。要加强对计算机等硬件设备和软件系统的管理;加强数据库管理,采取双机热备份等有效技术和措施,重要数据的备份应纳入上海市信息安全防范与应急中心统一的备份系统,确保数据安全;做好档案信息的密级划分,绝密档案一律不上网,机密级以下的档案信息可上公务网传输或运行,可对外公开的档案信息应通过因特网档案网站提供社会服务;要利用市公务网和电子政务外网统一的数字认证服务平台,加强档案网上利用的身份认证和密钥管理,确保档案信息网络传输和利用的安全;新建或改建的档案信息系统必须经上海市信息安全测评认证中心测评合格后,方可投入运行。各级档案部门还应落实信息安全责任制度,制订完善的信息安全应急预案,定期进行演练,建立精干的应急响应小组;加强对系统管理员和信息安全员的培养、使用和考核等工作。

 

(三)档案信息化人才队伍建设。档案信息化建设的关键问题在于人才队伍建设。要加大档案信息化宣传教育力度,在全市各级各类档案部门普及档案信息化知识。全市档案人员都要接受计算机专业知识培训,并获得市有关部门颁发的计算机初级等级考试证书,作为档案人员任职资格的必备条件之一。要加快培养档案信息化建设所需各类专门人才,引进紧缺人才,利用社会力量,构筑上海档案信息技术人才高地。各级各类档案馆都要逐步配备计算机专职人员并接受继续教育,获得市有关部门颁发的计算机中级等级考试证书。市档案局将《电子文件管理》课程列入岗位培训必修的内容,全市档案专业技术人员继续教育要把信息化及其相关知识作为每年进修内容并不得少于规定课时的20%。

 

(四)档案信息化服务体系建设。为合理配置有限资源,加快全市各级各类档案部门信息化建设步伐,上海市档案局将在档案数字化进程等方面,组织力量、加强调研,成立上海市档案科研中心,开展档案计算机管理系统软件测评工作,建立档案数字化加工基地,为全市档案部门提供全文扫描等信息加工服务,逐步形成科学、合理的档案信息化服务体系。

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